Vandaag was de finale van de vierde Museum Battle, een initiatief van het lectoraat Crossmedia Business van de HU. Tijdens de Museum Battle bedenken studentgroepen voor hun opdrachtgevers in één week tijd innovatieve en creatieve communicatieconcepten. In het model van een snelkookpan zijn ze van maandag tot vrijdag druk bezig om van de briefing van de opdrachtgever een fraai concept te maken.
Ik mocht vandaag optreden als dagvoorzitter bij de finale van de Museum Battle. Met mijn ervaring als organisator van soortgelijke battles kon ik me redelijk snel inleven in de rol en tijdens de ochtend zowel opdrachtgevers, studenten en jury meenemen naar de uiteindelijke winnaar. Mijn rol als dagvoorzitter was niet heel breed deze keer, het ging er met name om het programma aan elkaar te praten en ervoor te zorgen dat we niet gierend uit de tijd liepen.
Terwijl ik naar huis fietste liet ik de ochtend weer even aan me voorbij gaan en bedacht ik me wat ik uit die ochtend kon halen om met jullie te delen. Daarom, de zeven gewoonten van een dagvoorzitter. Er zijn er vast meer, noem ze gerust in de reacties!
Voortgang van de dag in de gaten houden en op schema houden
Dit was voor mij de belangrijkste taak vandaag, er voor zorgen dat we het tijdschema vast houden. Het is heel makkelijk om uit de tijd te lopen met 4 studentgroepen op het podium, enthousiaste opdrachtgevers en welbespraakte juryleden. Aan mij is het dan om op het juiste moment het gesprek weer over te nemen en verder te gaan. Daarnaast kon gedurende de dag toch wat vertraging op lopen. Dan is het zaak om met de organisatie en eigen ervaring te kijken hoe je daar mee omgaat. Onder andere door te [improviseren]
Iedereen op zijn gemak stellen
De Museum Battle is voor studenten van het tweede tot en met het vierde jaar. De een is meer bedreven in het spreken voor een groep dan een ander. Dan is het goed om als dagvoorzitter op tijd even het ijs te breken, een mogelijk spannende situatie even te ontluchten. Het is niet de bedoeling om constant overal grapjes over te maken. Maar soms kan een opmerking of een bijzin even de zinnen verzetten van een groep.
Luisteren in plaats van zelf spreken
Hier heb ik soms wel moeite mee. Terwijl ik een jurylid interview denk ik zelf al weer drie stappen verder. Door mijn eigen interesse in de materie, kennis en ervaring wil ik verder vragen, meer weten, eigen verhalen vertellen. Juist dan is het goed om als dagvoorzitter je eigen plaats te weten op de dag en wat terughoudend te zijn. Ben niet zelf constant aan het woord maar geef de ruimte en tijd aan de gasten die het verhaal komen vertellen.
Improviseren
Een dag kan nog zo strak zijn georganiseerd, er komt een moment dat je moet improviseren. Vandaag was een onderdeel sneller klaar dan gepland. Maar om verder te kunnen moesten we op de jury wachten die nog in beraad was. Het is dan aan mij om op dat moment een plan te hebben. Ik had wat onderwerpen en vormen in mijn achterhoofd voor het geval dát… Gelukkig ging het goed, ik kon snel nog even wat studenten interviewen en iemand van de organisatie. Zo rek je wat in de tijd op een relevante wijze.
Aan- en afkondigen
Dat klinkt als een no-brainer, maar het is belangrijk om vooraf al goed te weten wie je wanneer gaat aankondigen. Zorg dat je namen goed uitspreekt. Bij voorkeur heb je voorafgaand aan het event al even met de gasten gesproken en kun je bijvoorbeeld een specifieke vraag stellen die je eerst even doorspreekt. Zo staat een geïnterviewde niet ineens met een mond vol tanden.
De onderdelen van de dag aan elkaar verbinden
Dit was mijn belangrijkste taak vandaag. Zorg dat je weet waarom de verschillende onderdelen in een programma staan. Leg het uit aan het publiek. Voor de organisatie is een evenement iets waar ze maanden mee bezig zijn. Zij weten als geen ander waarom een programma op een bepaalde manier loopt. Maar de gasten en genodigden kennen dat voortraject niet. Een dagvoorzitter is de lijm die de momenten van een dag verbindt.
De waarden van de organisatie overbrengen
Als dagvoorzitter sta je in dienst van de organisatie die je inhuurt. Dat zal deels zijn omdat er een aanknopingspunt is op vakgebied of expertise, of omdat je op een specifieke wijze je verhaal kunt vertellen. Maar hou in je achterhoofd dat je op dat moment een organisatie vertegenwoordigt. Denk aan je taalgebruik, kleding en aanspreekvormen.
Dat zijn zo wat gedachten die me bezighielden na mijn dagvoorzitterschap vandaag. Wat mis ik nog? Vul aan in de reacties!
