Papierloos werken komt steeds dichterbij. Het afgelopen jaar heb ik vrijwel nooit meer een papieren dossier van een project bij me. Dat komt mede door mijn onophoudelijke scannen van alles wat papier is en de organisatie in Evernote. Hierdoor heb ik alles wat voor mij van belang is, in Evernote staan en kan ik het weer terugvinden als ik het nodig heb. Facturen, bonnetjes, polissen, correspondentie, het gaat allemaal in Evernote en de papieren versies gaan in een archiefmap. Met de Fujitsu ScanSnap Evernote Edition is dit proces een stuk makkelijker geworden. Of valt dat wel mee? Een persoonlijke review.
Hoe scan ik?
Sinds 2012 scan ik consistent alles wat binnenkomt. Ik begon met een all-in-one printer, met flatbed scanner. Maar dat maakte het scannen niet echt een prettige ervaring. Klep open, vel eronder, knop drukken, wachten, klep open, vel weg, nieuw vel etcetera. Mijn papieren stapel groeide weer, simpelweg omdat het scanwerk te veel gedoe was.
Ik stapte over op de Fujitsu ScanSnap S1100 (aff.link), een mobiele scanner die razendsnel allerlei soorten papier aan kan en als nodig dubbelzijdig scant. Een prima apparaatje wat ik eveneens mee kon nemen in mijn tas als nodig. Het werd een stuk makkelijker én leuker voor me om te scannen. Met de profielen in de ScanSnap software heb ik een eigen workflow om snel en eenvoudig scans in Evernote te zetten. Mijn werkwijze is gebaseerd op het principe: Zo snel mogelijk iets in de Evernote Inbox en dan de kracht van Evernote gebruiken om individuele notities te organiseren en als nodig acties aan te hangen.
ScanSnap Evernote Edition
Nu mocht ik van Evernote de Fujitsu ScanSnap Evernote Edition proberen. Netjes thuisbezorgd en 15 minuten later had ik mijn eerste scans in Evernote staan. Het werkt snel en eenvoudig en de integratie met Evernote is behoorlijk idiot-proof
De Evernote Edition is gebaseerd op de IX500 van Fujitsu, maar dan in stemmig grijs met Evernote-groene accenten. De specificaties van de scanner zijn dus gelijk aan de IX500. En die specs zijn te gek. Want de scanner is snel. Maar dan ook echt snel-snel! De scanner werkt eveneens in draadloze modus. Het is niet zo dat je scans kunt maken zonder PC, waarbij scans tijdelijk worden opgeslagen op de scanner, zoals de Doxie of Eye-fi. Je zult een computer nodig hebben met de eigen Scansnap Evernote Manager geinstalleerd. Daarna kun je draadloos van scanner naar Evernote werken. En dat gaat eveneens razendsnel. Met 25 pagina’s per minuut dubbelzijdig in 600dpi is dit echt een krachtpatser.
Maar helaas gaat het bij de software toch wel mis voor powerusers zoals ondergetekende.
Software bij de scanner
Bij de scanner download je de ScanSnap Manager Evernote Edition en je merkt dat dit een samenwerking is tussen Evernote en Fujitsu. De integratie met Evernote is naadloos, je krijgt een aantal schermen de vraag in welk (nieuw) notitieboek specifieke scans worden opgeslagen: Documenten, foto’s, foto’s en bonnetjes. Bij die laatste gaat het in het Nederlands helaas fout. Het engelse “receipts” is vertaald naar “recepten” wat eerlijk gezegd wat raar staat in de software. Een goede check in de vertaling zou dit al moeten oplossen.
Evernote bepaalt wat voor scan het is op basis van grootte van het document en mogelijk kleurgebruik. Als je de scanner in “Automatische modus” zijn werk laat doen, weet hij behoorlijk goed verschillende soorten input te onderscheiden.
Met name het scannen van visitekaartjes is interessant vanwege de koppeling met Linkedin. Als je deze eenmaal instelt kun je de ontvangen kaartjes scannen, in Evernote opslaan én een nieuwe connectie maken op Linkedin. Kassabonnen worden prima ingescand en zijn direct doorzoekbaar in Evernote.
Waar het helaas misgaat voor mij is het scannen van A4 documenten. Dit is veelal post die binnenkomt voor de administratie. Facturen, kennisgevingen, contracten en mogelijk interessante aanbiedingen. Wat ik het liefst zou willen is dat ik een stapel van dit papier in de documentfeeder stop, de scanner ze scant én dat de software daarna herkent welke documenten bij elkaar horen. Op basis van logo, font, kleurgebruik of andere kenmerken komen de documenten als individuele notities in Evernote. Sommigen bestaan uit 1 pagina, sommigen uit meerdere pagina’s.
Helaas werkt het zo nog niet.
Als ik een stapel post door de scanner doe, wordt dit één notitie met één PDF waar alle paperassen in zitten. Ik moet nu de PDF openen en individuele pagina’s vanuit mijn PDF programma weer naar de Inbox van Evernote slepen om er goede notities van te maken. Daarna kan ik ze verder verwerken en organiseren. Dat past moeilijk in de snelheid van mijn workflow en is dus erg vervelend.
In de Evernote forums geven ze als tip om visitekaartjes te plaatsen tussen de pagina’s die je wilt scheiden. Ik heb het getest en dat werkt prima. Maar het is wel een halfslachtige oplossing voor iets wat Fujitsu in hun eigen software al prima heeft opgelost, namelijk profielen waarin je aangeeft of je individuele pagina’s of meerdere pagina’s wilt scannen.
http://youtu.be/a5SYo0rwbAA
Conclusie
[clickToTweet tweet=”Is de Fujitsu ScanSnap Evernote Edition een prima scanner voor iedereen?” quote=”Is de Fujitsu ScanSnap Evernote Edition een prima scanner voor iedereen?” theme=”style2”]
Is de Fujitsu ScanSnap Evernote Edition een prima scanner voor iedereen? Nee. Dat is het niet. Het is een prachtige scanner die razendsnel is, voor een premium prijs (€ 595,00) De IX500 is zo’n 100 euro goedkoper bij Bol.com (aff.link) en je krijgt daar wel geavanceerder software bij voor de poweruser, zoals het maken van profielen voor verschillende documenten. Ben je een “af en toe” scanner, dan kan een goedkope flatbed-scanner voldoende zijn. Zit Evernote compleet in je workflow en is design en snelheid belangrijk voor je? Overweeg dan deze scanner, maar hou rekening met de beperkingen in de software. Je kunt in principe alleen naar Evernote scannen én meerdere documenten komen als één PDF in Evernote. Wellicht dat dit nog in een update van de software wordt rechtgezet, evenals de vertaling van “receipts” naar “recepten”. De tijdswinst en het gemak van scannen maakt veel goed, maar het kan nog beter.
Een extra review over deze scanner vind je bij Numrush!
