De overstap van Evernote (Premium) naar Evernote Business is niet zo verschrikkelijk groot als je zou denken. Sterker nog, je kunt in je eigen vertrouwde Evernote blijven werken, je krijgt er een extra Evernote bij. Als je besluit om met een projectteam of je bedrijf te starten met Evernote Business in 2015, dan is de vraag natuurlijk: En nu? Hoe beginnen we dan? Wat zijn de eerste stappen? Om je wat op weg te helpen geef ik je een paar suggesties, verdeeld over thema’s die veel in kantooromgevingen voorkomen.</p>
Stop met Save!
Waarschijnlijk begin je het nieuwe jaar met nieuwe plannen, projecten en ideeën. Een roadmap voor 2015 maken, samen met je projectteam kijken of het document van de heisessie van vorig jaar nog wat moet worden bijgeslepen. Maar in plaats van standaard op het blauwe W-icoon te klikken voor Word, of de rode Powerpoint omgeving te starten, begin eens in Evernote. Maak geen nieuw Word document waar je stukken in plakt. Waar je gaat stoeien met marges, afbeeldingen goed wil uitlijnen en de tabs voor je lijsten perfect maakt. Start Evernote en begin gewoon te typen. Ga je document in een notitie schrijven. Maak je niet druk over de uitlijning, maak je geen zorgen over de vormgeving. Maar breng je gedachten van je hoofd in een notitie. Weet je wat zo mooi is? Je hoeft niet eens meer iets op te slaan! Een half uur intensief schrijven en dan de angst om een document kwijt te raken als je niet opslaat? Dat hoeft niet meer. In Evernote zit niet eens een “Opslaan” icoon. Het oude icoon voor Opslaan, de floppy disk (waarom?) is gewoon niet aanwezig in Evernote. Al je notities worden constant lokaal opgeslagen en via synchronisatie online nog eens opgeslagen. Het mooie is dat je zo even een pauze kunt houden en naar de koffie automaat kunt lopen. Krijg je onderweg nog een idee? Pak dan je smartphone, open de notitie weer in Evernote op je smartphone en typ verder. Of schrijf verder als je een Android toestel hebt. Geef je notitie een relevant label zoals “draft” of “projectX:werk” als het tijd is voor iets anders. Zo kun je op label of trefwoord prima je werk later terugvinden.
Verzamelen
Gedurende de dag krijg je langs alle kanten informatie aangereikt die nu of later relevant voor je is. Een webpagina, een mailbericht, tijdschriftartikel of een gesprek met een collega. Maak je geen illusies dat je dit allemaal in je hoofd kunt onthouden. Hoe voller die harde schijf in je hersenpan, hoe minder ruimte voor creatieve gedachten in de projecten die er écht toe doen. Daarom is het zo handig om allerlei knipsels, halve gedachten en losse flodders in Evernote op te slaan. Op die manier kun je ze op een rustiger moment herzien en kijken of er echt iets interessants tussen zit. Er zijn een aantal manieren om die flodders in Evernote te krijgen
- Gebruik de webclipper om interessante artikelen en URL’s op te slaan in je notitieboek naar keuze. Geef er als nodig een relevant label aan en als nodig een herinnering om hem later opnieuw te bekijken
- Met je eigen Evernote e-mailadres kun je relevante berichten uit je Inbox naar Evernote sturen. Of een nieuwsbrief die je nog eens wilt lezen. Gebruik je Gmail? Dan kun je de webclipper eveneens gebruiken om losse berichten of een hele thread op te slaan.
- Tijdschriftartikelen en andere losse papieren kun je scannen met je desktop scanner of een mobiele variant.
- Een los gesprek met iemand waarvan je even de essentie wilt opslaan? Mijn ervaring is dat de Evernote app op mobiel daar net te langzaam voor is. Zit je bij je PC of laptop, maak dan wat snelle notities in je Evernote Helper (de olifant in je menubalk). Mobiel kun je even een mail naar je Evernote adres sturen of met apps als Drafts, Captio of Braintoss een losse gedachte sturen.
- Whiteboards en andere uitingen die je wilt terugzien? Maak een foto en sla hem op in Evernote.
- Losse documenten, zowel Office als PDF of een ander formaat, sleep je direct in Evernote. Op Windows kun je de Watch Folder gebruiken en op Mac is er een handig script te gebruiken.
Opslag
Een lastige kwestie is hoe je je teamleden eveneens in Evernote krijgt. Want het is nog een extra app die er bij komt, we hebben toch al Dropbox, waarom zou ik dat moeten gebruiken en zo zijn er meer redenen te noemen. Het voert te ver om alles hier te pareren, maar een manier die goed werkt is om werkdocumenten en -handboeken exclusief in Evernote beschikbaar te maken. Door bijvoorbeeld de URL te delen van het gedeelde document waardoor je teamleden meer in Evernote komen. Maak zo langzaam maar zeker meer documenten toegankelijk in Evernote. Denk aan maandelijkse rapportages of templates voor contracten en offertes. Maak gezamenlijke afspraken over wat je wel en niet opslaat in Evernote en welke naamgeving je houdt voor notities, labels en notitieboeken.
Nog een tip voor de opslag van je documenten, maak stapels van notitieboeken die bij elkaar horen. Zo staan je notitieboeken visueel beter bij elkaar.
Organisatie
Denk eens na welk intern proces je naar Evernote kunt verplaatsen. Is er een proces waarbij meerdere teamleden een document moeten lezen en akkoorderen? Door middel van Workchat kun je het document met deze teamleden delen en kun je onderling met elkaar van gedachten wisselen over het document. In plaats van een ellenlange e-mail met 7 versies van het document hou je zo één centraal document waar je als nodig direct extra informatie omheen kunt zetten in de notitie.
Je kunt nadenken of je je labels en notitieboeken moet herzien. Zijn er notitieboeken die in Evernote Business thuishoren maar je noodgedwongen in je privé Evernote had staan? Zet ze om naar zakelijke notitieboeken met één klik. Zie onderstaande video hoe je dat doet.
https://www.youtube.com/watch?v=Bs–pQ46pWA
Begin in het nieuwe jaar met reminders voor periodieke reviews van relevante documenten zoals het doen van je administratie en belangrijke voortgangsrapportages. Deze reminders krijg je op alle apparaten waar je Evernote hebt geinstalleerd, zodat je altijd zeker weet dat je op tijd de juiste documenten ziet. Bekijk voor een tijdje hoe dat loopt en waar je het proces gaandeweg kunt bijslijpen. Evernote is geen programma wat direct exact zal passen in je werkwijze, maar je kunt er wel naar toe werken. Geef het wat tijd en ruimte om te groeien in je dagelijkse werkzaamheden.
Bespreek met je teamleden welke notitieboeken je samen gaat gebruiken, welke naamgeving ze krijgen en hoe je met elkaar de notities en notitieboeken onderhoudt. Net als in een kantooromgeving is het belangrijk om je virtuele werkplek schoon te houden en te weten waar je wat kunt vinden.
Samenwerken
Evernote is van origine een programma wat jou helpt om alles te onthouden. Inmiddels verschuift het naar een collaboratieve werkplek met de Business variant. Hierdoor is samenwerken in Evernote meer en meer een realiteit.
Ik noemde al eerder dat je net zo goed in notities kunt werken in plaats van Office documenten. Zeker als het om werkdocumenten gaat. Met de presentatiemodus kun je een notitie direct bespreken met je collega’s in een werkbespreking. In plaats van een duffe vergadering waar de helft zijn mail zit te lezen en de andere helft probeert iets te volgen, werk je in de presentatiemodus direct in de notitie en breng je een project voorwaarts.
Ontwikkel een notitie voor periodieke bijeenkomsten met agenda, actiepunten en notulen. Gebruik deze notitie als template door hem voor elke bijeenkomst te kopieren naar het projectnotitieboek. Tijdens de bijeenkomst kun je alles direct aanvullen en naderhand direct delen via Workchat.
De belangrijkste tip die ik kan geven om te starten met Evernote Business is: Begin klein. Probeer niet alles tegelijk. Als je enthousiast bent over Evernote ligt het gevaar op de loer om direct alles over te zetten en je team te overladen met informatie en werkprocessen. Begin met een klein non-kritisch project en bouw het langzaam uit. Kijk wat goed gaat, hou dat vast. Waar ligt verbetering? Neem dat mee in het volgende project.
Succes!
