Je kunt gebruik maken van Evernote om recepten, hobby of persoonlijke projecten bij te houden. Evernote is een zeer persoonlijk programma, waar je je eigen stijl en vorm van werken in ontwikkeld. Een bedrijf of een team moet informatie en kennis verzamelen en delen met meerdere mensen of groepen van mensen binnen dat bedrijf. Bovendien kunnen leden van een team tijd besparen als informatie die al is verzameld in het bedrijf beschikbaar is voor ze. Tenslotte hebben bedrijf nog een uitdaging die je als individu minder hebt. Mensen verlaten het bedrijf en daarmee mogelijk de kennis en informatie die ze hebben verzameld. Terwijl de verzamelde kennis bij het bedrijf zou moeten blijven. Evernote Business is zo ontworpen dat het deze uitdagingen oppakt.
De gratis versie van Evernote en Evernote Premium (aff.link) zijn prima voor individueel gebruik of bij samenwerkingen in kleine groepen. Bijvoorbeeld voor freelancers of individuele consultants. Ga je binnen een bedrijf als projectteam aan de slag met Evernote, dan is Evernote Business zeker de moeite waard om te bekijken. Er zijn drie redenen waarom Evernote Business binnen een projectteam goed werkt: Verbeterde samenwerkingsmogelijkheden, verbeterd inzicht waar de kennis in het bedrijf zit en een strikte scheiding tussen privé en zakelijke notities.
[clickToTweet tweet=”Evernote Business: Betere samenwerking, beter kennis vinden en strikte scheiding prive/zakelijk” quote=”Evernote Business: Betere samenwerking, beter kennis vinden en strikte scheiding prive/zakelijk”]
Verbeterde samenwerking
Als je een collega binnen Evernote Business een uitnodiging stuurt om een notitieboek te delen, dan zal dit automatisch in zijn lijst met notitieboeken verschijnen. In tegenstelling tot Evernote Premium gaat hier geen e-mail meer aan vooraf waarin de ontvanger nog handmatig het notitieboek moet toevoegen. Zo wordt het makkelijker om belangrijke informatie in een organisatie te delen met bijvoorbeeld nieuwe medewerkers. Zij hoeven hier geen extra stappen voor te ondernemen. Je kunt een medewerker direct uitnodigen voor meer notitieboeken vanuit Evernote Business.
Ben je de beheerder van het Evernote Business account, dan heb je de mogelijkheid om notitieboek aan te merken als Aanbevolen Notitieboek. Deze notitieboeken zijn duidelijk zichtbaar voor iedereen die in Evernote Business komt of voor het eerst een account aanmaakt. Zo kun je wederom relevante informatie in een organisatie snel en frictieloos delen met je medewerkers.
Gerelateerde kennis vinden
Als je aan een project werkt binnen je organisatie, dan is de kans groot dat collega’s al relevante informatie en kennis hebben gevonden en opgeslagen. Evernote Business brengt deze kennis op een paar manieren naar boven
Verwante notities – Dit is een functionaliteit die eveneens in Evernote Premium beschikbaar is, maar in Business is uitgebreid. Terwijl je aan een notitie werkt, zoekt Evernote mogelijk gerelateerde notities op basis van hetgeen je in de notitie plaatst. Deze gerelateerde notities komen echter niet alleen uit jouw eigen notities, maar kunnen eveneens de Business notities van je collega’s zijn waar je al toegang toe hebt.
Kennis ontdekking – Als je in Evernote Business zoekt krijg je niet alleen zoekresultaten in de vorm van notities, maar eveneens een overzicht van collega’s die mogelijk meer weten over het onderwerp waar je op zoekt. Zo krijg je niet alleen kennis in Evernote te zien, maar eveneens meer inzicht in hoe deze kennis in de organisatie aanwezig is.
Gerelateerde resultaten – Als je de Evernote webclipper hebt geinstalleerd en je zoekt in Google, dan heb je de mogelijkheid om naast de zoekresultaten van Google eveneens zoekresultaten uit je Evernote notities te zien. Dit is in Evernote Business uitgebreid met kennis van jou of je collega’s waar je via Evernote Business toegang tot hebt.
Scheiding van persoonlijke en professionele notities
Evernote heeft privacy en veiligheid hoog in het vaandel staan. Notities die jij in je eigen Evernote account hebt staan (gratis of Premium) zijn van jou en zijn niet toegankelijk via een Evernote Business account. Als je je bestaande Evernote account koppelt aan een Business account, zal de Business Administrator nooit toegang krijgen tot de notitieboeken en de notities die jij in je eigen Evernote account maakt. Tenzij je er zelf expliciet toegang toe geeft. Zakelijke notities die in Evernote Business worden opgeslagen, zijn evenzo alleen toegankelijk met een Evernote Business account. Tevens blijven ze eigendom van de organisatie met wie het Evernote Business abonnement is afgesloten. In de Business notitieboeken is eveneens een gradatie van openheid te geven. Zakelijke notitieboeken zijn in beginsel privé en alleen door de maker toegankelijk. De maker van het notitieboek kan toegang verlenen aan individuele medewerkers of aan het complete bedrijf. In het laatste geval kun je direct bedrijfsbrede informatie bekend maken. Evernote Business wordt zo een intranet.
Je kunt zakelijke notitieboeken eveneens delen met mensen buiten het bedrijf. Het proces van delen is dan gelijk aan het delen van notitieboeken in Evernote Premium, je vult een e-mailadres in en een optionele boodschap. De ontvanger moet het notitieboek dan door een klik vanuit de mail toevoegen aan Evernote.
Als beheerder kun je per notitieboek bekijken met wie je een notitieboek hebt gedeeld en of deze persoon binnen of buiten de organisatie is.
Persoonlijke en zakelijke notitieboeken staan naast elkaar in je overzicht van notitieboeken. Zo heb je alles wat belangrijk voor je is op één plek staan. Je kunt filteren op zakelijke of persoonlijke notitieboeken en de kleur van de notitieboeken is verschillend. De zakelijke notitieboeken hebben een grijze kleur en je ziet een icoon van een gebouw voor de naam van de notitieboek eigenaar.
Je sluit onder een bedrijfsnaam het Evernote Business abonnement af. Dat betekent dat de organisatie officieel eigenaar is van het account én van de inhoud van de zakelijke notitieboeken. Als een medewerker het bedrijf verlaat kan de Business Administrator hem de toegang tot Evernote Business ontzeggen. De ex-medewerker heeft dan geen toegang meer tot Evernote Business en zijn gemaakte zakelijke notities en notitieboeken. Hij heeft nog wel toegang tot zijn persoonlijke Evernote account en de notities die daar in zijn gezet. De notities van de vertrokken medewerker blijven wel in Evernote Business beschikbaar maar krijgen een nieuwe eigenaar, de Business Administrator.
Let op: Er is op dit moment nog geen mogelijkheid om te voorkomen dat medewerkers zakelijke notities kopieren naar een persoonlijke notitie. Het is echter niet mogelijk om een zakelijk notitieboek met één klik om te zetten in een persoonlijk notitieboek. Het is wél mogelijk om een persoonlijk notitieboek om te zetten in een zakelijk notitieboek. Rechtsklik op een notitieboek in de lijst met notitieboeken en kies “Omzetten naar zakelijk notitieboek”
Dit zijn drie onderdelen waarin Evernote Business zich onderscheidt van de Premium en gratis versie. Wil je meer weten over Evernote Business, bekijk dan meer op de website van Evernote of neem contact met me op voor een vrijblijvende demo.
(Foto: Philipp Henzler via Unsplash)
