Je zou denken dat Evernote Business alleen bedoeld is om kennis met je collega’s en de rest van het bedrijf te delen. Alsof het een soort intranet is. Maar niets is minder waar. Sterker nog, je kunt Evernote Business prima gebruiken als een privé-zakelijke kennisbank, waarmee je notitieboeken en notities maakt die wel professioneel van aard zijn, maar je niet direct met iedereen deelt.
Een opmerking die ik vaker hoor over Evernote Business is het idee dat dit een apart product is naast Evernote (Premium). Met als gevolg dat je er mogelijk twee accounts voor nodig zou hebben. Dat is echter niet zo. Als je al gebruik maakt van Evernote of Evernote Premium en je organisatie start met Evernote Business, dan kun je direct je huidige Evernote account omzetten naar een Business account. Hiermee houd je dus je privé notities én je hebt direct toegang tot het zakelijk account. Deze twee zijn gescheiden van elkaar. Je privé notities zijn en blijven van jou en daar kan niemand anders bij, tenzij je expliciet toestemming geeft om een notitie of notitieboek te delen. Maak je een notitie of notitieboek in het Business deel van je account, dan zijn er drie mogelijkheden om deze toegankelijk te maken. Jij zorgt er zelf voor dat de juiste collega’s toegang krijgen tot de informatie.
Zakelijke notites voor jou
Zoals je Evernote nu al gebruikt om eigen notities te maken, zo kun je Evernote Business eveneens gebruiken. Je kunt eigen notitieboeken maken die je met niemand deelt en die voor medewerkers niet zichtbaar of toegankelijk zijn. Zo kun je in Evernote daadwerkelijk een scheiding maken tussen privé en professionele notities. Dit is handig in de zoekfunctionaliteit, omdat je daarin kunt aangeven of je in je persoonlijke notities wilt zoeken of in de zakelijke notities.
Let wel op: Alle notities die je in een zakelijk notitieboek zet zijn door de gebruikersovereenkomst eigendom van het bedrijf en niet meer van jou. Als je het bedrijf verlaat en de toegang tot Evernote Business wordt ontzegd, dan heb je geen toegang meer tot deze zakelijke notities. Je persoonlijke notities blijven wel altijd van jou, ook als je het bedrijf verlaat.
Zakelijke notities voor je projectteam
Niet ale informatie die je in Evernote Business zet is noodzakelijke kennis voor de complete organisatie. Met name informatie voor projectteams zijn vaak geschikt om te delen met een werkgroep of bij bepaalde personen. Financiele en andere vertrouwelijke documenten zijn bedoeld voor de directie of specifieke personen. Evernote Business maakt het gemakkelijk om notitieboeken voor individuele projecten, teams of groepen aan te maken, en vervolgens delen met alleen die personen die toegang moeten hebben tot een bepaald onderwerp. In deze notitieboeken kun je alle relevante documenten delen. Iedereen krijgt automatisch een melding als er veranderingen zijn in het notitieboek. Het delen van deze notitieboeken gaat erg eenvoudig. Per deelnemer kies je het notitieboek waar hij of zij toegang toe moet hebben en het is geregeld. Je collega of medewerker hoeft niets doen, maar heeft direct toegang.
Zakelijke notities voor de organisatie
Evernote Business is een ideale plek om kennis te delen waarvan je wilt dat iedereen in het bedrijf er toegang toe heeft. Denk bijvoorbeeld aan handboeken voor werknemers, documenten rondom ziekteverlof of vakantiedagen, diverse HR procedures en andere procedures die bedrijfsbreed toegankelijk moeten zijn.
Maak een notitieboek aan genaamd “CMP – Bedrijfsdocumenten” en plaats hier de relevante documenten en notities. Maak het notitieboek beschikbaar voor de complete organisatie en maak het een Aanbevolen notitieboek. Zo krijgt iedereen direct toegang tot het notitieboek, ze hoeven er niets voor te doen of te accepteren. Nieuwe medewerkers krijgen bij de introductie in Evernote Business direct het notitieboek in de Zakelijke Bibliotheek te zien. Zo rkigjen ze automatisch toegang tot alle belangrijke informatie van de organisatie.
Wil je aan de slag met Evernote Business? Je kunt je via deze link (affiliate) inschrijven. Wil je nog meer weten? Neem dan contact met mij op en ik kan je verder helpen.
