Evernote en officiële documenten

Evernote is ideaal om een backup te maken van officiële documenten. Je weet maar nooit wanneer je je paspoort, geboortecertificaat, btw-nummer, KvK-uitreksel of contract nodig hebt om te overleggen in een gesprek. Hoe kun je dit nu slim aanpakken? En moet je werkelijk alles inscannen aan officiële documenten? In dit artikel geef ik je een aantal tips hoe je op een veilige en bewuste manier officiële documenten kunt gebruiken in Evernote.

Welke documenten sla je op in Evernote?

Een waargebeurd verhaal: Een docent staat in de Apple store in Amsterdam om een aankoop te doen. Omdat hij in aanmerking komt voor een onderwijskorting, had de medewerker een bewijs nodig dat hij daadwerkelijk in het onderwijs werkzaam is. De docent had er niet op gerekend, dus had geen factuur, contract of ander bewijsmateriaal meegenomen. Ineens bedacht hij zich dat hij in Evernote al zijn contracten scant en opslaat. In de winkel kon hij inloggen op de website van Evernote en binnen 30 seconden had hij een PDF met het contract gevonden die de medewerker kon uitprinten om de korting te geven.

Evernote is een prima plaats om officiële documenten op te slaan. Zonder compleet te willen zijn, de volgende gegevens kun je in Evernote opslaan:

• Paspoort (inclusief het exemplaar van je partner)
• Identiteitskaart
• Medische informatie
• Verzekeringspolissen
• Zakelijke contracten
• Loyaltycards van winkelketens
• Rijbewijs
• Autopapieren
• Papieren voor de reisverzekering
• Kopie van reisbescheiden
• Garantiebewijzen
• Facturen
• Jaarafrekeningen van electriciteitsbedrijf
• Belastingpapieren

Hoe zet je ze in Evernote?

De meeste officiële papieren komen per post bij je binnen. Je kunt ze daarom het beste inscannen op je desktop PC of met een app als DocScanner vanaf je mobiele apparaten of met een reguliere scanner zoals de Fujitsu Scansnap Evernote Edition.

De documenten die je als bijlage per e-mail binnenkrijgt, kun je naar het e-mailadres van jouw Evernote doorsturen. Maak hier slim gebruik van de onderwerpregel om de documenten direct op de juiste plaats te zetten en de juiste labels te geven.

Stel: je krijgt een polis voor je inboedelverzekering binnen als bijlage bij een e-mail. De onderwerpregel is “Uw verzekeringspolis voor komend jaar”. In plaats van dit direct door te sturen verander je de onderwerpregel in “Inboedelverzekering @administratie #verzekering #polis”.
Zo krijg je in Evernote in het notitieboek administratie een notitie met de titel “Inboedelverzekering” met de labels verzekering en polis. Met een opgeslagen zoekopdracht voor je verzekeringspapieren kun je zo direct de juiste polis weer tevoorschijn halen. Met diensten als IFTTT.com en Zapier.com kun je dit nog verder automatiseren.

Hoe vind je de documenten terug?

De kracht van Evernote is het vlot en makkelijk terugvinden van de juiste documenten. Daarom bewaar je een digitale kopie in Evernote. Het open karakter van Evernote geeft je verschillende mogelijkheden om de documenten weer terug te vinden:

• Apart notitieboek – Sla al je belangrijke documenten op in een apart notitieboek “Officiele documenten” of een vergelijkbare term. Zo heb je alle documenten bij elkaar.
• Labels – Geef je documenten dezelfde labels. Omdat Evernote labels automatisch aanvult kun je hier niet snel de mist mee in gaan.
• Opgeslagen zoekopdracht – Met een opgeslagen zoekopdracht kun je met één druk op de knop complexe zoekopdrachten doen in je collectie notities. Wil je bijvoorbeeld alle inscande documenten verzamelen uit je Inbox met het label “factuur” van de laatste twee weken? Dan gebruik je de zoekopdracht “notebook:inbox tag:factuur created:week–2 resource:application/PDF”. Deze zoekopdracht sla je op in Evernote zodat je er met één druk op de knop bij kunt.

De zoekopdracht ziet er misschien ingewikkeld uit. We breken hem op in delen:

• Notebook:Inbox – Hiermee zoek je in het notitieboek genaamd “Inbox”.
• Tag:factuur – Je zoekt op een specifiek label.
• Created:Week–2 – De zoekoperator “Created” zoekt op de aanmaakdatum van de notitie. Hiermee zoek je op alles wat tot twee weken terug is aangemaakt.
• resource:application/PDF – Met deze operator zoek je specifiek op een eigenschap van de notitie, namelijk dat hij een PDF bevat. We gebruiken hier de standaard MIME-types. Er zijn honderden van deze types, zodat je altijd wel het bestandsformaat van je gading terug kunt vinden.

Gebruikscase

Eén van de manieren waarop je Evernote kunt gebruiken om naar een papierloze administratie te gaan is met de volgende werkstroom:

1. Scan alle binnenkomende, nog te betalen rekeningen in
2. Sla ze op in Evernote in de map “Administratie” en geef ze de juiste labels zoals de naam van de leverancier en mogelijk een extra categorie (belasting, dierenarts, verzekering etc)
3. Geef de rekening tevens het label “betalen”. Dit betekent dat het een rekening is die nog openstaat
4. Maak een Opgeslagen zoekopdracht met de volgende termen: “notebook:administratie tag:betalen resource:application/pdf”
5. Sleep de Opgeslagen zoekopdracht naar je favorietenbalk in Evernote
6. Nu kun je elke week met één druk op de knop zien wat de openstaande rekeningen zijn. Hier kun je dan actie op ondernemen. Elke rekening die je betaalt geef je het label “betaald” en je verwijdert het label “betalen”. Zo hou je het overzicht schoon.

Aandachtspunten voor officiële documenten

Het is één om webknipsels en scans van je favoriete recepten in Evernote te zetten. Het is iets anders om officiële documenten in Evernote te plaatsen, waar mogelijk privacy-gevoelige informatie op aanwezig is. Wij raden iedereen aan om zelf de juiste en afgewogen beslissing te maken wat je wel en niet in software als Evernote plaatst en waar je je nog lekker bij voelt. Neem hierin de volgende overwegingen mee:

• Evernote is géén vervanging voor de officiële papieren versies. Je hebt nog altijd je normale paspoort nodig als je door de douane wilt.
• Denk aan het versleutelen (encrypt) van je documenten bij gevoelige informatie. Dit doe je door alles in je notitie te selecteren en met de rechtermuisknop te kiezen voor “Versleutel geselecteerde tekst”.
• Let op met wie je specifieke notitieboeken deelt als er gevoelige informatie in staat.
• Maak specifieke notities offline beschikbaar op je mobiele telefoon voor snelle toegang zonder internetverbinding.
• Je kunt niet altijd een scan van een officieel document gebruiken. Bij postagentschappen nemen ze gescande paspoorten of identiteitskaarten niet aan als je een pakket moet ophalen. Hiervoor moet je altijd het originele document bij je hebben.
• Kies voor lokale notitieboeken. Deze worden niet gesynchroniseerd bij Evernote maar zijn wél lokaal doorzoekbaar.

Tip: Maak met Skitch een “specimen” watermerk voor je officiële documenten. Je kunt tevens irrelevante gegevens, zoals een BSN-nummer, op je paspoort gerust doorstrepen. Bij veel instanties hebben ze die niet nodig. Op je paspoort staat tweemaal je BSN-nummer. Streep deze beide door en maak met Skitch een tekst over de scan heen die duidelijk maakt waar het voor is. De overheid heeft meer tips om identiteitsfraude tegen te gaan met gescande documenten.

Op deze blog vind je eveneens een speciaal artikel rondom de veiligheid van Evernote

Foto: Thomas Hawk via photopin cc