Digging the digital

Eind oktober installeerde ik mijn nieuwe Apple laptop. Het was tijd voor een upgrade en voor mij een moment om bewust keuzes te maken welke apps ik wel en niet installeer. In voorgaande jaren was Evernote één van mijn eerste installaties. Maar dat is veranderd. Evernote is voor mij niet meer de notitie-app die het ooit was. Als Evernote Business Consultant en Evernote Ambassadeur in Nederland was ik tussen 2012 en 2017 erg actief in de community en online. Maar alles is inmiddels anders. Daarom besloot ik dit weekend om mijn account te verwijderen. In dit artikel leg ik je uit waarom ik dat deed, welke stappen ik heb gezet en ik geef je tips voor alternatieven.

Waarom stoppen met Evernote?

In 2019 kwam een nieuwe CEO aan boord bij Evernote die beloofde schoon schip te maken. Dat heeft flink wat tijd gekost en eerlijk gezegd, begin 2020 zag ik nog weinig nieuws verschijnen. In oktober 2020 was daar vrij plotseling een volledig nieuwe versie van Evernote, waarbij de versies over alle platformen (Mac, Windows, Android, iOS) op één lijn zijn gebracht. Daar begonnen de problemen. Deze nieuwe versie was zo enorm gestript van relevante functionaliteiten, dat er bijna niet meer mee was te werken.

Maar er is meer dan Evernote alleen. Het landschap van notitie-apps is veranderd. Er zijn veel meer spelers op de markt gekomen die flink aan de weg timmeren. Ze doen dat beter dan Evernote in de afgelopen jaren. Terwijl developers bij Evernote bezig zijn om een nieuwe app te bouwen die over alle platformen goed moet werken, nemen apps als Notion, Roam, Obsidian en Joplin dankbaar de plaats in. Het ecosysteem is veel rijker dan een paar jaar terug en ze brengen nieuwe ideeën bij gebruikers. Hierbij is de Knowledge Graph een interessante ontwikkeling die nu breder aansluiting vindt in apps. Door je notities visueel aan elkaar te verbinden in een soort universum van kleine planeetjes, zie je waar voor jou het zwaartepunt in notities ligt. Hoe ze aan elkaar zijn gekoppeld en waar mogelijk nog connecties zijn te maken. Hier zie je een overzicht van mijn Knowledge Graph op dit moment. Nog veel losse bestanden, een paar sterke verbindingen en alles in funky 2021 Synthwave kleurtjes 😉

Ik heb de afgelopen 12 maanden bewust naar mijn gebruik gekeken van Evernote en van nieuwe apps zoals de genoemde Roam Research, Joplin, Obsidian en Notion. Ik gebruik voor mijn urenregistratie de app Timing (onderdeel van mijn Setapp abonnement). Deze houdt automatisch voor me bij hoelang ik in specifieke programma’s werk. Tot op de bestandsnaam toe. Zo kan ik veel projectregistratie al redelijk automatiseren. Maar het geeft me nog een extra inzicht over tijd, hoelang spendeer ik in verschillende apps? In 2020 heb ik iets meer dan 11 uur in Evernote gewerkt tegenover 62 uur in Notion. Na de zomervakantie heb ik een hele bewuste knip gemaakt en ben ik Notion intensiever gaan gebruiken voor mijn werk. De uren Evernote zaten vooral in het eerste deel van het jaar, toen ik het naast Roam Research gebruikte. Roam heb ik zo’n 40 uur actief gebruikt in het afgelopen jaar. Ulysses heb ik zo’n 43 uur gebruikt, Drafts 34 uur.
Mijn gebruik van Evernote nam sterk af en ik merkte dat ik het niet meer nodig had om mijn werk te doen. Ik wilde het niet meer gebruiken, omdat er inmiddels meer spelers op de markt zijn die meer aan mijn behoeften voldoen. Notion en Obsidian zijn mijn koplopers, zo blijkt na dit jaar.

Evernote blijft de afgelopen jaren achter in de ontwikkeling van de app. De nieuwe versie hapert bij mij in zowel het maken van notities als organisatie en met het zoeken, en ik merk in mijn eigen gedrag dat ik liever werk in andere apps. Tijd om afscheid te nemen van Evernote. Hoe heb ik dat gedaan?

Hoe exporteer je je notities uit Evernote

De eerste stap om afscheid te nemen van Evernote is om je notities te exporteren. Mijn manier is om dit per notitieboek te doen. Mijn opbouw in Evernote was erg gedreven vanuit notitieboeken. Daarom is het voor mij handig om per notitieboek een exportbestand te hebben. Sla de exportbestanden op als enex, het eigen bestandsformaat van Evernote. Er zijn inmiddels aardig wat alternatieven op de markt die met dit bestandsformaat kunnen omgaan en importeren. Dit formaat slaat ook je bijlagen op. Hierdoor kan een exportbestand van een notitieboek behoorlijk groot worden en het kan even duren voor alles is geëxporteerd. Heb geduld.

Evernote staat het niet toe om in één keer al je notitieboeken of al je notities te exporteren. Sterker nog, in de huidige versie van Evernote kun je slechts 50 notities in één keer selecteren. Waarom deze begrenzing er aan zit is voor mij een raadsel. Als je net als ik veel notitieboeken hebt (ik had er ongeveer 60 – 75 denk ik), hou er dan rekening mee dat je per notitieboek een export moet maken. Handmatig. Dat is een klusje, maar als je het verspreid over een periode is het prima te doen. Je opent een notitieboek en kiest in het menu Exporteer Notitieboek. Je kunt eveneens naar je overzicht van notitieboeken gaan en per notitieboek in de acties kiezen voor exporteren.

Ik besloot een een paar maanden geleden al dat het tijd was om afscheid te nemen van Evernote. Ik heb toen eerst 10 oude notitieboeken geëxporteerd. Dit waren notitieboeken met hele oude aantekeningen en bestanden, uit de periode 2010 – 2012 ongeveer. Het waren echt archieven en ik kon met deze exportbestanden wat experimenteren hoe het importeren in verschillende andere programma’s gaat.

Ik verplaatste elk geëxporteerd notitieboek naar een stapel “Exported” zodat ik bij kon houden waar ik was gebleven. Zo kon ik de export over een paar weken uitsmeren, als klusje tussen andere werkzaamheden door.

Hoe sluit je je account

Om je account echt af te sluiten moet je een paar stappen zetten. Zorg allereerst dat je echt een goede backup hebt van al je relevante notitieboeken en notities. Als je namelijk je account verwijdert zul je geen toegang meer hebben tot de notities. Dus ben heel zeker van de volgende stappen die je zet.

Log uit de Evernote app (telefoon en/of computer)

Ga naar je accountinstellingen op de Evernote site

Let goed op, maak je gebruik van Twee-staps verificatie in de Evernote app, zet deze dan eerst uit in de accountinstellingen > Beveiligingsoverzicht > Twee-staps verificatie. Als deze namelijk blijft ingeschakeld zul je niet je account kunnen verwijderen.

Heb je nog een lopend betaald abonnement bij Evernote, dan zul je dat eerst moeten annuleren. Dit doe je in het accountoverzicht op de Evernote site.

Als je Twee-staps verificatie hebt uitgeschakeld ga je naar de Account status en kies je “Verwijder je Evernote account”

Je krijgt nu drie stappen om er zeker van te zijn dat je weet wat je doet. In de eerste stap vink je aan “Ja, sluit mijn account” en kies “Ga verder”.

De volgende stap is een verificatie dat je abonnement is geannuleerd én dat je een backup hebt gemaakt van je notitieboeken. Klik op “Ik wil mijn account sluiten” en “Ga verder”

En als alles goed gaat, is vanaf dat moment je account afgesloten, je notitieboeken worden verwijderd en je kunt niet meer inloggen met je email adres.

Dat is de manier om afscheid te nemen van je Evernote account.

Wat is nu je systeem?

Toen ik op Twitter vertelde dat ik mijn account heb verwijderd, kreeg ik direct veel vragen. Natuurlijk de “Waarom” vraag maar tevens wat dan mijn alternatief is.

Laat ik daar direct duidelijk in zijn: Er is niet één alternatief voor Evernote dat voor iedereen zal gaan werken. Er zijn teveel verschillende gebruikscenario’s die allemaal een eigen systeem en app verdienen. Door de jaren heen heb ik veel verschillende systemen gezien en getest. Wat voor mij uiteindelijk werkt, kan voor jou totaal niet werken. Ik gebruik op dit moment (januari 2021) een combinatie van Notion en Obsidian.

Notion gebruik ik om werkgerelateerde notities en pagina’s te maken. Voor projecten waar ik aan werk maak ik in Notion aparte pagina’s waar ik de benodigde informatie voor mezelf opsla. Ik experimenteer er wat met projecten en taken, ik heb er een persoonlijk jaarplan en mijn doelen in opgeslagen. Ik gebruik de Notion clipper om relevante bookmarks op te slaan voor mijn nieuwsbrief. Het zijn allemaal fluïde systemen waarvan ik weet dat het niet allemaal in 1x goed zal zijn en perfect zal werken. En dat is prima. Notion is op dit moment nog zo open en kneedbaar, dat ik er prima een eigen werkwijze en opslagmethodiek in kan maken.
Obsidian is mijn kladblok. Dat klinkt heel denigrerend, maar in Obsidian schrijf ik vooral. Deze blogpost schrijf ik in Obsidian. Mijn nieuwsbrief schrijf ik in Obsidian. Ik experimenteer met wat dagelijkse notities en een weekoverzicht, naar voorbeeld van Ton Zijlstra.
Ik zie Obsidian voor mij wel de plek worden om diep werk te doen. Om te werken aan evergreen-notities, om aantekeningen, ideeën en inzichten op een slimme manier aan elkaar te verbinden. De Zettelkasten methode komt hier eveneens om de hoek kijken. Ik ben daar in geïnteresseerd maar ik heb nog niet de tijd genomen voor meer verdieping en experiment. Met name hoe dit voor mij een prettige werkwijze kan worden, in combinatie met mogelijke andere apps zoals Notion.

Ik onderzoek nog hoe ik mogelijk relevante Evernote notitieboeken in Obsidian of Notion wil hebben. Ik heb er geen haast mee, dus ik kan alles op mijn gemak bekijken. Gelukkig is in de Obsidian community een uitleg te vinden welke wegen er zijn te bewandelen.

Een andere vraag die ik veel krijg, wat doe je met PDF’s en afbeeldingen? Evernote was en is nog altijd enorm goed in het catalogiseren en terugvinden van teksten in zowel PDF als in afbeeldingen. Dat heeft me de afgelopen 12 jaar zeker veel gebracht. Maar ik merkte de laatste 12 maanden dat ik amper meer gebruik maak van deze functionaliteit. Simpelweg omdat het niet meer voorkomt in werk en privé. Ik krijg nog maar weinig documenten die ik digitaal terugvindbaar wil maken op teksten in het document. De post die ik krijg en die ik digitaal wil opslaan, geef ik na het scannen met mijn telefoon een herkenbare naam en het gaat in een map die ik deel met mijn vrouw. Zo kunnen we altijd bij de juiste documenten. Werkgerelateerd ontvang ik nog wel PDF’s, maar we gebruiken Google Drive als systeem om alles in op te slaan. Het is daarom voor mij niet interessant om dit nog apart in een eigen systeem op te slaan.

Overzicht van alternatieven

Wat zijn de alternatieven die je naast of in plaats van Evernote kunt gebruiken? Ik kan het niet vaak genoeg zeggen; als je al jarenlang een systeem gebruikt en je wilt overstappen, ga dan niet over één nacht ijs. Ik ben een jaar bezig geweest om mijn werkwijze en mijn systeem te observeren, er mee te experimenteren en nieuwe keuzes te maken. Al die tijd heb ik mijn Evernote account gewoon actief gelaten. Ik kan je dat echt aanbevelen. Neem er de tijd voor. Zorg dat het niet één enorme berg is waar je tegenop ziet om over te stappen, maar doe het stap voor stap. Maak per kwartaal een plan wat je wilt doen en waar je wilt zijn. En als halverwege blijkt dat Evernote onmisbaar voor je is, blijf het dan gewoon gebruiken. Maar wil je eens andere velden verkennen, dan zijn hier een paar alternatieven om te overwegen.

Dit is slechts een fractie van het aanbod aan notitie-apps. Voor elk besturingsysteem op telefoon en computer is een titel te vinden.

Conclusie

Als je net bent gestart in Evernote en je werkt er naar volle tevredenheid in, hou dat vol. Voor mij was de maat vol bij de recente updates, waarbij mijn systeem brak om via Applescript nieuwe bestanden snel in Evernote te zetten. Simpelweg omdat Applescript niet meer wordt ondersteund in Evernote. Het ontbreken van voorkeuren in Evernote was een andere teleurstelling. Oudere scanners worden schijnbaar niet meer ondersteund. Het zoeken op de nieuwe mobiele app werkte voor mij niet prettig en zorgde voor veel crashes.
Inmiddels zijn er updates maar ik had de keuze al gemaakt. Evernote is niet meer wat het was en mijn behoeftes in een notitie-app zijn verschoven. Tijd om verder te kijken. Als Evernote in 2021 toch een enorme sprong voorwaarts maakt zal ik de eerste zijn om het weer te testen en te bekijken hoe het zich verhoudt in het huidige ecosysteem van notitie-apps. Maar vooral of het in mijn workflow past.

Wil je meer weten over Obsidian en Zettelkasten? Ik onderhoud een dagelijkse nieuwsbrief met relevante forumposts, Redditberichten, Youtube video’s en tweets. Je kunt je eenvoudig en gratis abonneren.