In de pre-scanner tijd was mijn bureau en portemonnee bezaaid met bonnetjes. Want het waren garantiebewijzen, ik moest er nog eens iets mee of gewoon, omdat ik nogal eens wat in een winkel kocht en dus een papieren bonnetje kreeg. In tegenstelling tot de digitale facturen bij alle webwinkels van nu. Maar nog steeds komen er facturen en bonnetjes in ons leven en het zou mooi zijn als we die kunnen digitaliseren. Want het is niet meer nodig om alle bonnetjes in een map te bewaren en te nummeren. Voor je eigen administratie is het prima om ze in te scannen en ze zo veel makkelijker doorzoekbaar te maken.
Daarnaast kun je ze eenmaal gescand prima in diverse digitale systemen bewaren. Dat kan Evernote zijn, maar net zo goed een ander systeem als Dropbox of het nederlandse Moneybird. Voor mij is het handig om bonnen te scannen zodat ik ze niet meer kwijtraak via de wasmachine of als ze achter mijn bureau dwarrelen. Rust in mijn hoofd door zoveel mogelijk in te scannen en digitaal op te slaan, dat is belangrijk voor me.
Wanneer scan je?
Natuurlijk kunnen bonnetjes nog steeds in je kleding blijven zitten en dus in de was eindigen. Wat is dan een handige strategie om je bonnen in te scannen? Ik zou zeggen direct na ontvangst van de bon, maar laten we eerlijk zijn. Soms is het niet echt het moment om direct bij de kassa aan de bar met je telefoon te klooien om een foto te maken en te exporteren. Daarom heb ik mezelf aangeleerd om bonnen altijd op dezelfde plaats in mijn portemonnee te bewaren en bij thuiskomst direct in mijn postbak te leggen bij de deur. Zo liggen alle bonnen direct bij elkaar en scan ik ze eens per week. Belangrijkste is dat je niet te lang wacht met scannen. Laat bonnen geen maanden liggen want het stapelt zich op en dan begint het fotograferen en scannen op werk te lijken. Dus experimenteer wat met de tijden en frequentie tot je voor jezelf het juiste evenwicht hebt gevonden.
Met wat scan je?
Er zijn veel scan-apps in de appstores en de nieuwe aanwas stopt niet. Een paar apps die je eens kunt proberen om te kijken wat bij je past:
Genius Scan – iOS/Android, Premium versie $6,99 met Evernote koppeling. Met de gratis versie kun je scans emailen.
Droid Scanner – Android, zowel gratis als €3,49 voor de Pro versie (incl PDF en “turbo capture”)
Scanner Pro – iOS, ze hebben alleen een betaalde versie van € 5,99, maar erg makkelijk in gebruik en snel. Inclusief automatische upload naar Evernote.
Docscanner – iOS, Android en Windows Phone 8. Op alle platforms een betaalde versie die snel is in gebruik en vol met handige features. Uiteraard met een Evernote koppeling. Op Youtube hebben ze wat handige playlists staan met gebruikstips.
Hoe werkt het?
Er zijn veel verschillende scannerapps op de markt voor zowel iOS als Android en Windows Phone. Het voert te ver om voor elke app een handleiding te maken, maar over het algemeen werken de apps allemaal als volgt:
Zorg voor voldoende licht – De apps kunnen allemaal wel met wat gedempt licht om gaan, mijn ervaring is dat een extra lichtbron vaak net een wat duidelijker scan oplevert. Zorg dus voor een goede lamp als je de foto maakt.
Soort opname – Kies de soort opname die je wilt maken. Je kunt veelal kiezen uit jpg (afbeeldingen) of PDF (documenten). Voor Evernote maakt het niet zo heel veel uit, maar gevoelsmatig kies ik voor documenten met tekst liever voor PDF. De tekstherkenning van Evernote is op zowel jpg als PDF prima. PDF bestanden willen nog wel eens wat groter zijn dan jpg, maar binnen de grenzen van de verschillende abonnementen van Evernote maakt het niet veel uit.
Randen selecteren – Vrijwel alle apps herkennen de randen van de bon en selecteren deze automatisch. Je kunt soms voor een vrije vorm kiezen waarbij je zelf de hoeken selecteert en de app de randen zo detecteert. Hier werkt het extra licht vaak goed, evenals een contrasterende achtergrond.
Naamgeving – Na het maken van de foto kun je het document een naam geven. Afhankelijk van de hoeveelheid scans die ik doe en hoeveel tijd ik er aan wil besteden geef ik er alvast een kenmerkende naam aan. Zo zal het bij import in Evernote al beter herkenbaar zijn.
Export – Er zijn apps waar je zogenaamde profielen in kunt stellen. Dit is een kleine workflow waarin na het maken van de foto er direct een naam aan wordt gegeven en automatisch naar Evernote wordt gestuurd. Als dat er niet is, kies voor de exportmogelijkheid naar Evernote.
Email – Mocht je favoriete app geen Evernote koppeling hebben of maak je die liever niet, dan kun je het gescande document altijd nog mailen naar je eigen Evernote mailadres.
Tags en notitieboeken
Binnen Evernote zijn er twee hoofdstromingen om je informatie te organiseren: Notitieboek-gebaseerd of label-gebaseerd. Voor beiden is een steekhoudende argumentatie te geven en het komt altijd neer op je eigen smaak en je eigen manier van werken. Er zijn een aantal vragen die je jezelf kunt stellen als het om ingescande administratie gaat:
- Wil je de ingescande documenten delen met anderen in je organisatie? Kies dan voor notitieboeken, deze zijn beter te delen met anderen.
- Zijn de ingescande documenten onderdeel van een workflow waarbij je in stappen de informatie nodig hebt? Kies dan voor tags. Je kunt met tags en opgeslagen zoekopdrachten een prima workflow maken waar de scans onderdeel van uitmaken.
- Is het mogelijk om de scans bij elkaar te houden voor makkelijke naslag? Gebruik dan voornamelijk notitieboeken en zorg voor een goede naamgeving.
Er is niet één strategie die voor alle soorten scans werkt en voor alle manieren van werken. Probeer eens wat mogelijkheden uit en kijk wat bij je past. Zo vind je jouw ideale manier van scannen, verwerken en organiseren.
Tips
Nog een paar tips uit mijn eigen praktijk van scannen en opslag
“s” voor gescande bonnen – Als ik een bon of een factuur heb gescand schrijf ik in de rechterbovenhoek een kleine letter s. Zo weet ik zeker dat ik het document al heb gescand en komt hij niet per abuis tweemaal in mijn systeem terecht.
Donkere ondergrond – Zorg voor een donkere ondergrond bij lichte bonnetjes. Het contrast zorgt voor scherpere scans en betere leesbaarheid
Locatie toevoegen – Als je de mogelijkheid hebt in de app, laat dan via GPS de locatie toevoegen als je vaak direct een bonnetje fotografeert op de plaats van ontvangst. Via de Atlas-functie van Evernote kun je dan in 1x alle bonnen van een locatie bekijken.
(Foto: Mario Calvo via Unsplash)
