Vandaag is Evernote begonnen met de uitrol van hun nieuwe versie over de verschillende systemen én abonnementsvormen. De drie belangrijkste wijzigingen zijn de vernieuwde Presentatiemodus, Context in je gerelateerde notities en de langverwachte Work Chat. In drie artikelen zal ik de nieuwe mogelijkheden uitleggen.
Work Chat
Ik vermoed dat dit de meest gewenste toevoeging is sinds Evernote het mogeljik maakt om notities en notitieboeken te delen. Work Chat brengt de conversatie rondom je werk naar de werkplek ín Evernote. Je kunt nu individuele notities of complete notitieboeken delen met iedereen binnen en buiten Evernote, over alle abonnementen heen. Zowel gratis, Premium als Business gebruikers kunnen met Work Chat aan de slag.
Als Evernote de plaats moet worden voor de moderne kenniswerker, dan is het nodig om afscheid te nemen van oude paradigma’s zoals e-mail. Het moet niet meer nodig zijn om te lange e-mails te krijgen óf te schrijven met updates in projectdocumenten of aanpassingen aan teksten. Of erger nog, de passief/aggressieve rode teksten in Microsoft Word’s markeringen en wijzigingen.
Heb het gesprek over het werk in de context van de documenten waar je over spreekt. Met Work Chat kun je elke notitie direct delen. Je krijgt het gevoel dat je werkelijk samen in een notitie werkt als je boven de notitie de avatar van je collega ziet.
Hoe werkt Work Chat
Work Chat wordt uitgerold over alle platformen en abonnementen via een soft launch. Linksboven vind je een nieuwe knop Work Chat waar je een overzicht van je actuele discussies krijgt. Je kunt met elkaar chatten zonder per se een notitie te delen. Wil je een notitie delen, dan kies je bij de notitie voor de knop “Delen”. je ziet een nieuw scherm waarin je direct kunt zoeken in de adresboek of je vult een e-mailadres in. Je kunt de ontvanger specifieke rechten op de notitie geven, inclusief schrijfrechten. Dit geldt voor alle abonnementsvormen. Met de gratis versie kun je dus eveneens schrijfrechten geven aan anderen op je notities.
Uiteraard kun je een bericht achterlaten voor de ontvanger en je klikt op Versturen.
Presence
Als je een notitie hebt gedeeld en je blijft in Evernote, dan kun je op een gegeven moment zien dat de ontvanger eveneens de notitie opent. Zijn avatar of een letter-avatar verschijnt bij de notitie en in de notitielijst. Zo krijg je direct feedback dat je collega met je meekijkt en werkt aan hetzelfde. In Evernote Business kun je op deze manier zien in welke notities mensen aan het werk zijn. Dit geeft je een idee wat er speelt in je bedrijf en waar je wellicht met iemand kan samenwerken.
Evernote als werkplek
Na synchronisatie zal de ontvanger je bericht krijgen. Als de ontvanger Evernote heeft zal hij in Evernote een melding krijgen van een nieuw bericht in Work Chat. Is het e-mailadres echter niet bekend bij Evernote, dan krijg je een e-mail dat er een notitie voor je klaar staat. Na het aanmaken van een Evernote account (elk abonnement, inclusief gratis) kun je de notitie direct bekijken én de conversatie voortzetten. Is dit een slimme manier voor Evernote om nieuwe abonnees te krijgen? Jazeker. Maar persoonlijk vind ik het een elegante manier. Je eerste ontmoeting met Evernote is direct in een actief project met iemand waarmee je samenwerkt. Dat versterkt het gevoel dat Evernote een plek is om te werken. Of dat werk nu professioneel van aard is of het is meer hobbymatig. Uiteindelijk maakt het niet uit of je gezamenlijk een nieuw bedrijf opzet of je plant een vakantie. In Evernote kun je dit nu samen doen, waarbij Work Chat het gesprek faciliteert rondom dat werk.
Vragen en mogelijkheden
Work Chat is nog erg nieuw en alle gebruikers scenario’s zullen zich de komende tijd openbaren. Tot op heden is in elk geval duidelijk dat je
- Na het delen van een notitie nog gewoon de titel en de inhoud kunt wijzigen. De ontvanger krijgt een notificatie met de originele titel, maar ziet wel de juiste notitie
- Simultaan werken in een bijlage die in een notitie staat is niet mogelijk. Omdat je beiden in een eigen, lokale versie werkt zal dit nog altijd na synchronisatie voor foutmeldingen zorgen. Samen in een notitie werken kan wel, maar hou er rekening mee dat je bestanden niet klakkeloos kunt aanpassen.
- Het is niet mogelijk om in een bestaande chatsessie extra mensen uit te nodigen. Dit worden dan aparte chatsessies.
Bug in OSX
Met de eerste versie van Work Chat is wel een bug in Evernote geslopen op OSX Yosemite. Uit meerdere berichten blijkt dat na de update naar versie 5.7.0 (met de nieuwe features) je installatie snel crasht. Dit lijkt te liggen aan de koppeling tussen Evernote en je Apple Adresboek. Je kunt het oplossen door Evernote te sluiten en naar Systeemvoorkeuren > Beveiliging en Privacy te gaan. Kies daar Contactgegevens en vink Evernote uit. Herstart Evernote en de crash zou verleden tijd moeten zijn. De bug is bekend bij de ontwikkelaars en zal met een volgende versie zijn opgelost.
Work Chat wordt de komende tijd uitgerold over alle besturingsystemen en alle abonnementsvormen.
Lees eveneens over de nieuwe Presentatiemodus en Context
