Evernote is je persoonlijke Google. Je privé databank vol met kennis over je leven, je werk en je hobbies. Om goed gebruik te maken van alle mogelijkheden zijn de notities standaard niet versleuteld. Dat betekent dat je ze altijd op elk apparaat direct kunt lezen. Dat is niet altijd wenselijk. Ondanks alle veiligheidsmaatregelen van Evernote wil je toch nog een extra encryptielaag op je informatie. Dat is mogelijk op notitieniveau op je desktop.
Versleutel je notities
Het is helaas nog niet mogelijk om je complete database met notities te versleutelen met één wachtwoord. Tevens is het niet mogelijk om een notitieboek te versleutelen met alle notities die er in zijn opgeborgen. De reden hiervoor is mij nog steeds niet duidelijk, maar ik ga er van uit dat er bepaalde technische implicaties zijn die het lastig maken om dit te implementeren.
Het is gelukkig wel mogelijk om een individuele notitie of een deel van een notitie te versleutelen. Hiermee kun je de inhoud van een notitie extra beveiligen voor ongewenste blikken. Dit doe je als volgt in de desktopapplicatie (de mobiele apps hebben deze mogelijkheid nog niet):
- Selecteer de tekst in de notitie die je wilt versleutelen
- Met de rechtermuisknop kies je Geselecteerde tekst versleutelen.
- In het scherm kies je een wachtwoord en herhaal je dit nogmaals.
- Met de optie “Onthoud wachtwoord tot ik Evernote afsluit” aangevinkt kun je meerdere stukken tekst in meerdere notities met hetzelfde wachtwoord versleutelen. Als je dit niet wilt, zet je deze optie uit.
- Na klikken op OK zie je de notitie met de versleutelde tekst.
- Je kunt in alle installaties van Evernote de tekst weer leesbaar maken met het wachtwoord.
Hou er rekening mee dat je de titel van een notitie niet versleutelt. Deze is dus nog altijd wel doorzoekbaar en gewoon te lezen. Een ander aandachtspunt is dat de versleutelde tekst niet meer doorzoekbaar zal zijn zolang deze is versleuteld. Je kunt dus niet zoeken naar teksten die in versleutelde notities staan. Tenslotte, de mogelijkheid om notities te versleutelen zit niet in de mobiele applicaties. Je kunt mobiel wel versleutelde notities weer ontsleutelen.
[clickToTweet tweet=”Op @allesonthouden lees je hoe je makkelijk je notities in Evernote kunt versleutelen!” quote=”Versleutel je notities in Evernote met een wachtwoord.”]
Wat hoef je niet in Evernote te zetten
Evernote is een prima extern brein en een uitstekende database om je informatie in op te slaan en te organiseren. Ik raad je aan om goed na te denken wát je in Evernote zet en wát je echt nodig hebt op welke plaats en met wie. Omdat je informatie via gesynchroniseerde notitieboeken op servers buiten Europa staat, kun je er voor kiezen om niet alles via Evernote te synchroniseren. Je kunt gebruik maken van lokale notitieboeken om toch belangrijke informatie te organiseren en doorzoekbaar te maken.
Stel jezelf deze vragen als je iets in Evernote zet:
- Is het nodig om deze informatie overal te hebben?
- Is het nodig om deze informatie met anderen te delen?
- Is het nodig om deze informatie tot op de letter doorzoekbaar te hebben?
Lokale notitieboeken worden niet gesynchroniseerd door de servers van Evernote en blijven op je lokale computer staan. De notities zijn daarin nog steeds terug te vinden op tekst en labels. Evernote zal echter niet de toegevoegde PDF’s kunnen OCR-scannen voor tekstherkenning. Je kunt eigen OCR-gescande documenten aan een lokaal notitieboek toevoegen. Deze is dan wél doorzoekbaar. Als je een koppeling maakt naar een notitie in een lokaal notitieboek, dan werkt deze alleen op het apparaat waar het lokale notitieboek staat.
Zo kun je er voor kiezen om documenten in een lokaal notitieboek te zetten die je alleen op een werkcomputer nodig hebt en niet per sé op je smartphone. De documenten blijven dan op je computer, maar zijn wel op tag en inhoud doorzoekbaar. Bij PDF’s moeten deze dan wel via OCR zijn gescand. Nadeel is wel dat je deze documenten niet kunt delen met anderen en dat de tekstherkenning in illustraties niet werkt.
Wil je de documenten delen of moeten ze op een ander apparaat of de webversie van Evernote beschikbaar zijn? Overweeg dan de encryptie die Evernote zelf aanbiedt. Deze encryptie werkt door op alle apparaten inclusief de webversie.
(foto: Leeroy @ Life of Pics)
