Schrijven op papier gaat voorlopig niet weg. Soms gaat er niets boven snel wat aantekeningen maken op papier, een snelle schets te maken of even een lijstje samen te stellen met pen en papier. Evernote CEO Phil Libin heeft dat al eerder erkend en ze hebben daar een prima oplossing voor. Samen met Moleskine heeft Evernote een serie prachtige notitieboeken gemaakt voor de schrijvers onder ons. In deze #evernotecollection neem ik de Evernote Business Notebook onder de loep, maar Moleskine heeft een complete serie aan notitieboeken die de moeite waard zijn.
Wat is de Business Notebook?
In een vergadering is het wellicht niet altijd gewenst om op een toetsenbord te klikken en klakken terwijl iemand aan het woord is. Wellicht is een tablet net niet prettig genoeg om aantekeningen te maken en heeft een styus nog niet dat gevoel van schrijven wat je wel met pen en papier hebt. Daar is niets mis mee. Schrijven op paier heeft een zekere tactiele voldoening die in mijn beleving een tabletscherm en een laptop nog niet kunnen evenaren.
Moleskine staat al jaren bekend als de producent van kwalitatief goede notitieboeken. Er zijn notitieboeken in alle soorten, maten en prijs/kwaliteitsverhoudingen. Voor snelle notities en een boodschappenlijstje pak ik een goedkoop notitieboekje van de supermarkt. Op een congres of bij een bespreking gebruik ik liever een Moleskine. Het geeft me meer voldoening om er in te schrijven, het papier voelt prettig en er is vrijwel geen doordruk naar de achterkant van de pagina. Het nadeel is dat geschreven tekst zo lastig doorzoekbaar is op trefwoorden en moeilijk te delen met grotere groepen mensen.
Het is niet vreemd dat Evernote en Moleskine samenwerken om een nieuw product te ontwikkelen voor de kenniswerker van de toekomst. Zie onderstaande video voor een impressie van de Evernote Business Notebook.
http://youtu.be/XnEFP00pTIE
Waarom is het zo interessant?
Het Evernote Business Notebook heeft dezelfde standaarden als een normaal Moleskine notitieboek, met een paar extra’s voor Evernote. Zo is de cover van het notitieboek in een geometrisch design met het Everntoe logo in de hoek. De band en de bladwijzer zijn in het typische Evernote groen. Dit is om design redenen, maar de groene band is eveneens voor de Evernote fotocamera om de rand van een pagina te herkennen.
De pagina’s van het notebook zijn gelinieerd, maar de lijnen zijn niet doorlopend. Ze zijn uit puntjes opgebouwd, zodat de Evernote app kan detecteren dat het om een Evernote Notebook gaat. Elke pagina heeft drie iconen
Rechtsboven elke pagina kun je een vinkje bij het reminder icoon zetten. De Evernote app zal dit herkennen op de foto en automatisch een reminder bij de notitie maken. Helaas kun je geen datum of tijd er bij schrijven. Dat zul je nog zelf in de Evernote app moeten doen.
Het bovenste tweederde deel van de pagina kun je gebruiken voor notities die je later kunt delen via e-mail. De ontvanger krijgt een mail met de pagina zoals je hem hebt gefotografeerd.
Private image – Het onderste deel van de pagina kun je gebruiken voor privé aantekeningen. Bij het delen krijg je de mogelijkheid om de complete pagina te delen of alleen het bovenste deel. Zo kun je het onderste deel echt privé houden.
Het Evernote Business Notebook is het enige notitieboek met deze functionaliteit, de mogelijkheid om een geschreven pagina via Evernote slechts selectief te delen. Als je een pagina fotografeert met de iOS app zal Evernote het contrast automatisch verhogen om de tekst beter leesbaar te maken, verder digitaliseren en synchroniseren met al je devices. De geschreven tekst is daarna eveneens doorzoekbaar. Je kunt vervolgens kiezen of je de complete pagina wilt delen of alleen de bovenste 2/3 deel. Het onderste deel kun je zo gebruiken voor persoonlijke notities of actiepunten.
Hoe gebruik je het notitieboek?
Het vergt een kleine verandering in je workflow om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van het notitieboek. Ik ben gewend om met mijn aantekeningen weer in Evernote nieuwe aantekeningen te maken. Ik typte mijn aantekeningen dus over. Dat is nu niet meer nodig. Na een bespreking maak ik foto’s van de pagina’s die direct in Evernote staan. Ik geef er relevante tags aan en ik zet de notitie in het juiste notitieboek. Als noodzakelijk typ ik er nog wat korte punten bij die uit de geschreven tekst komen en ik maak direct actiepunten.
Ik ben op dit moment even veroordeeld aan een Android toestel door een defecte iPhone, maar ik kan hier eveneens prima foto’s maken via de Evernote app. Via de Evernote widget-balk op mijn startpagina kan ik snel een foto van de aantekeningen maken. Ze krijgen niet de speciale behandeling als in de iOS app (contrast en herkenning van Moleskine notitieboek) maar voor mij is het op dit moment een prima werkbare situatie.
Wat ik nog mis in mijn eigen workflow is het gebruik van de Smart Stickers. Elk notitieboek heeft een set stickers met iconen ter grootte van een vingernagel. Elk icoon heeft standaard zijn eigen betekenis (Thuis, werk, afgewezen, goedgekeurd, actie en reizen). Daarnaast krijg je stickers van de opvallend roze Skitch-achtige pijl. In de instellingen van de Evernote app kun je zelf aangeven wat de actie is bij zo’n sticker: In welk notitieboek hoort de foto en met welke tag. Ik gebruik die stickers vrijwel nooit. Omdat ik er niet altijd aan denk maar ook omdat mijn werkwijze zich kenmerkt door snel opslaan van data en later verwerken. Met de stickers maak je al direct keuzes en dat vertraagt mijn persoonlijke workflow. Maar ze hebben zeker hun waarde in een werkproces volgens mij!
Voordelen en nadelen
Stickers geven extra organisatielaag. Zoals al gezegd, als het jouw stijl van werken is, dan kunnen de Smart Stickers je zeker helpen om je geschreven aantekeningen beter te organiseren.
Kwaliteit geeft tevredenheid. Ik merk dat ik prettiger werk en meer plezier heb in wat ik doe als ik me omgeef door kwalitatief goede producten die waardevol zijn. Er is niets mis met een notitieboekje van de Action, maar er zijn momenten dat ik liever schrijf in een Moleskine notitieboek. Er gaat op een onbewust niveau meer waarde in het geschrevene zitten. Het is puur psychologisch, dat weet ik. Maar het werkt voor mij.
De indexpagina achterin het notitieboek. Ik kwam hier recent pas achter en ik vind het fantastisch. Het notebook heeft achterin een indexpagina met paginanummering. Zo kun je notities sneller terugvinden als je een vaste manier van indexeren aanhoudt op de 240 pagina’s in het notitieboek. Bijvoorbeeld in de notatie [DD-MM-JJ] – Projectnaam [#pagina]. Ik ontdekte de indexpagina bij toeval maar ga hem zeker gebruiken. Ik bewaar al mijn Moleskines en dit geeft het waarde om later weer eens in terug te bladeren. Ondanks dat ik alles in Evernote bewaar!
Tekstherkenning. Dit blijft een heikel punt in Evernote, zeker in de Nederlandse taal. De tekstherkenning wordt steeds beter, maar het blijft soms een verrassing wat Evernote terugvindt op zoekwoorden. Ben je er tevens van bewust dat Evernote je geschreven tekst niet omzet in digitale tekst. Het blijft dus geschreven tekst in Evernote!
Discipline. Ik noemde het al een paar keer, het is een manier van werken die bij je moet passen. Je kunt het natuurlijk voor een deel je eigen workflow maken (wel of geen stickers bijvoorbeeld) maar de discipline is wel iets om er later waarde uit te halen.
Geen Android. Een bekende strategie van Evernote. Niet alle functionaliteiten zijn direct voor alle platformen beschikbaar. Zo is de koppeling met de documentcamera voor Android nog niet gereed. Aan de andere kant, in de Android app kun je wel in de app zelf handgeschreven notities maken.
Prijs van de notitieboeken. Ik twijfel wel eens of iets duur is of waardevol. Het is heel makkelijk om een product af te schrijven als onbruikbaar omdat je het te duur vindt. Ik ben er persoonlijk inmiddels achter dat ik op sommige vlakken bereid ben een premium prijs te betalen omdat ik waarde uit de kwaliteit, gebruikerservaring of design haal. Dat is een persoonlijke keuze. Het notitieboek kost €32,95 per stuk en het is de vraag of dat het je waard is. Je krijgt er gratis 3 maanden Evernote Premium bij ter waarde van €15, dus de prijs voor het notitieboek daalt daar wel mee. Het notitieboek is in de webshop van Moleskine te bestellen. De verzendkosten van €3,50 moet je nog wel meerekenen.
Eindoordeel
Ik ben wellicht wat bevooroordeeld omdat ik al een groot Moleskine fan was en blijf. Ik vind de combinatie van Moleskine en Evernote heerlijk en ik schrijf graag in mijn notitieboeken. De prijs vind ik het waard, mits ik mezelf de discipline aanleer om het notitieboek ook echt voor goede notities te gebruiken en niet alleen voor korte krabbels. Ik moet er (eigen keuze!) voor mezelf extra waarde inbrengen met het werk dat ik doe.
