Digging the digital

Article

It’s time to return!

door

Well, I’m back! Not that I have been away, but I feel it’s time again to share my GTD thoughts and practices with you. The renovation of our house is nearly done, sopme parts are still not finished but we can live in it. The baby is not born yet but we are getting close. It should happen sometime the coming weeks.

I have collected some subjects on which I will write the coming weeks. It includes ways to form a habit, why you always need what you don’t have, a new CRM system at work, when to clean your inbox and some thoughts on the biggest procrastinator of them all. And ofcourse my own struggle with GTD and staying on the wagon. I’m still no blackbelt, but boy am I trying hard. Hope to see you all back here real soon!

8 Steps to a succesfull and empty Inbox after your vacation

door

I enjoyed a two-week vacation. This morning, back at work, I had a full Inbox waiting for me. 912 new emails to be exact. And I left with an empty Inbox. I had a meeting outside the office today so I could only work for 3-4 hours on my Inbox today. But I have it pretty much cleaned out. Not back to zero yet but that will happen tomorrow! These are the steps I took. I use Outlook as my Emailclient. If you use any other client, I think you can use most of it as well. # Don’t disable the Out Of Office assistant. This will give you some more breathingspace and an overall relaxed feeling that you’re still not really in the office yet; # Order your emails on Sender. Start with “A” and just go down the list and delete all emails from sender’s you don’t know. This is basically to weed out the spam. Plus you’ll see some names pop up a lot more (for instance a client waiting on something) so you’ll already know you’re up for some discussion; # Order them on Date and delete old newsletters and mailinglist-digests etc.; # Now you can order your Inbox on Subject and decide if you can delete some discussionthreads that are going on with you in the (B)CC-list. I deleted a lot of those because most of the time, the whole discussion is repeated under the answers. So you can view the whole thread within one email; # I use the “order on Subject” to answer some emails that require a short reply. Nothing that requires some real hard thinking, but just some basic replies like “I didn’t get the fax” or “yes, I will be there at 11”; # Now, order your Inbox on Messagetype. This will give you all your outstanding meetingrequests in one list. You can do them all at once, but more important, you’ll see updated meetingrequests in one view. So you will (again) only have to answer to the latest version and delete older versions; # After that step, you will probably have the more important messages in your Inbox. The ones that need more attention, focused reading or well…a Next Action. So decide what that NA is and act accordingly; # Now turn off your Out of Office assistant and grab some coffee. You’ve earned it! I hope this will help you get rid of a the first clutter of emails after you’ve been away for some time. If you have any additions, a better order, or your own system, please let me know in the comments. I am always looking for ways to tweak these little lifehackers!

A time to consolidate

door

The past couple of weeks I’ve been thinking about my implementation of GTD in both personal and professional life. And I have decided that it’s time to really stop tinkering and tweaking the system and just leave it for a while.

As a lot of GTD-devotees tend to do, I also kept tweaking my work system, implementing new ideas I read here and there, trying new software (Yes, I will get back on those evaluations, thanks for the reminder!) and testing ideas from The Book. But for the last couple of days I have found myself in a state of mind where I think my system is pretty OK for me at this point and I should really focus on succesful outcomes for my different projects. Of course this is a goal you should always have, but I feel I should leave my system as is right now and go further with some projects. What are those projects?

Well, apart from my professional projects I always have stuff to do in the house. This varies from hanging some lights to painting the outdoors. But I also have some projects regarding this weblog. I have ideas for a new layout, perhaps a more commercial approach of this blog. And I am working to put my 10 year old thesis on scenemarketing online as a open source project for everyone to benefit from. How do I manage those projects? Simple. I have found out that in my personal life, the need for a fully implemented system with different contexts, projectlists and actions is not really necessary. I don’t have a lot of pressure to change the layout of this blog, so whenever I feel like working on it, I work on it. I read some weblogs on making money, but I don’t have a grand scheme on how to implement it. I just go along with the flow. And when I have a weekend planned to paint the front door, but something else comes along? Ah well, deal with it. Next weekend is just 6 days away. I know, it’s a strange conclusion to draw, but really, this is a nice way to look at it. Of course, there are some things that need to Get Done in a specific time frame, like paying the bills. But you know what? I have these activities planned on a solid day of the week. Same with cleaning parts of the house. So because I have a trusted system for some of the activities, I can have more flexibility in time and resources for other activities. Personal life: System is consolidated right now. Professional life: Same issue. I think I implemented GTD in a nice way around the workflow we already have at our office. More on that in a later post!

Sunday morning teanotes

door

Het is weer zondag! Als je dit op zondagochtend leest zal ik waarschijnlijk nog op 1 oor liggen. Gisteren hebben we een feestje gevierd vanwege de aanstaande bruiloft van Opa Reet. En dat gaat natuurlijk altijd gepaard met fikse hoeveelheden drank. Daarna zijn we nog afgezakt naar een feestje van een gezamenlijke vriendin dus je begrijpt hoe ik vandaag de wereld zal zien. Inderdaad, als een krentenbol. Dit stukje is ook al wat eerder geschreven. Want het is vandaag wel een feestdag. Het is vandaag precies 5 jaar geleden dat ik ben begonnen met punkey.com. OK, het scheelt 1 weekdag, maar 5 jaar geleden, op een regenachtige zondagmiddag zag ik tonie.net, klikte door naar alt0169.com en was verkocht. Ik heb diezelfde middag bij Blogger een account aangemaakt en ben begonnen met mijn weblog. En in die 5 jaar is een hoop gebeurd.

Ik kan me nog goed herinneren dat ik uitgebreid moest uitleggen wat een weblog was. Dat moet nog steeds wel, al wordt het steeds makkelijker. Zelfs op mijn werk wisten ze niet goed wat ze er mee aanmoesten 🙂 Hell, ik wist het zelf niet eens! Het enige wat ik deed was wat rondklikken, andere weblogs ontdekken en leuke linkjes op mijn site zetten. Veelal gingen ze over websites, HTML, techniek, noem maar op. In februari 2001 kwam Janneman erbij en opeens was er bijna dagelijks wel een update. Omdat we met z’n tweeen waren, was het erg makkelijk om een keer een dagje vrij te hebben en even niets te posten. Jan en ondergtekende hebben in maart ook kennisgemaakt met andere webloggers. Of misschien is het beter te zeggen dat ze met ons kennis hebben gemaakt. Een goede entree in de blogwereld hebben we daar gemaakt in Utrecht, 2001. Anyway, op 1 oktober van datzelfde jaar kwam Da Huge ons versterken en het aantal posts liep enorm op. Maart 2002 hebben we een weblogmeeting georganiseerd en ik denk dat die zo’n beetje de toon heeft gezet vanaf dat moment. Er kwamen erg veel loggers op af, zelfs uit Belgie en er werden veel nieuwe vriendschappen gesloten.

Gedurende de jaren ben ik me zelf meer en meer met de technische kant van webloggen bezig gehouden, maar ook met de commerciele en sociale implicaties. Ik denk dat een van mijn hoogtepuntjes toch wel is geweest om bij een scripting-dinner aan tafel te zitten met Evan Williams (oprichter van Blogger), Dave Winer (de blogfather op scripting.com), Adam Curry (de Podfather), Marc Canter (oprichter Macromedia) en andere erg verlichte geesten. Babbelend over de mogelijkheden van webloggen, waar het heen zou kunnen gaan etcetera. In 2002 en 2003 ben ik me meer en meer met bloggen gaan bezighouden. In 2002 zijn we bij Rhinofly met een weblog begonnen en in 2003 ben ik bij About:Blank gekomen als redacteur en heb er tot vorige maand geprobeerd maandelijks te schrijven over webloggen en alles wat er bij komt kijken op commercieel en communicatief gebied.

We hebben de eerste “echte” Dutch Bloggies georganiseerd. Klein, “underground” maar wel leuk om te doen. Dit jaar zijn de Bloggies ook weer utigereikt en ik hoop volgend jaar ook weer! In die periode ben ik me ook meer gaan bezighouden met RSS. Tegenwoordig heeft elke zichzelf respecterende nieuwssite een webfeed, maar je kunt je niet voorstellen hoe dat in 2002 was. In die periode is ook de grote fout gemaakt dat het te technisch is weggezet. In plaats van toen al bezig te zijn met handige abonneermodellen, een andere term (webfeed klinkt nu eenmaal beter) en betere PR, hield men zich bezig met de verschillende versies van RSS, de afscheiding van Atom en andere technische ellende die de gewone gebruiker er niets van deed snappen. In 2004 zijn zowel Jan als Hugo gestopt met het meeschrijven en stond ik er weer alleen voor. So wie so schreven ze al minder en op een gegeven moment was de lol er bij hen ook af.

In 2004 ben ik ook overgestapt op Pivot software na Blogger en Movable Type. Hoewel ik MT nog steeds een warm hart toedraag is het vooral de innovatieve wijze waarop Pivot is opgebouwd wat me deed overstappen. De manier om 1 categorie over verschillende blogs te hangen, de groeiende community en de user interface deden me overstappen. Plus ik vind Bob een fijne vent.

Eind 2004 ben ik ook een Engelstalige weblog begonnen over persoonlijke productiviteit. Al snel merkte ik de verschillen in bloggen. Is punkey.com vooral een linkdump/probeer-maar-wat site, What’s The Next Action is heel gefocused op 1 onderwerp wat ook een andere en diepere manier van schrijven betekent. Maar het betekent ook een niche publiek wat je heel doelgericht kunt benaderen. Eind 2004 heb ik de eerste Nederlandse Businessblogmeeting georganiseerd, wat ook weer resulteerde in nieuwe contacten, leuke samenwerkingsverbanden en plannen voor de toekomst. In februari 2005 ben ik gestart als mede-redacteur bij Marketingfacts.nl. Wederom een nieuw weblog waar ik mijn ei kwijt kon en wat wederom een hele andere benadering vergde van de materie en hoe je schrijft. In 5 jaar tijd is er veel veranderd in de Nederlandse blogosfeer. Ik ben blij dat ik er redelijk intensief deel van uit heb mogen en kunnen maken en dat ik wellicht ook een steentje heb bijgedragen aan de vorming van de blogosfeer.

Daarom is nu tijd om te stoppen met deze weblog.

Ik geloof ook niet dat het als een verrassing komt voor de trouwe lezers van deze site. Ik heb al vaker getwijfeld of ik er nog wel mee door moet gaan en of ik er nog wel lol in heb. En bloggen gaat met name om dat laatste: lol hebben, passie in hetgeen je schrijft. Of je nu links dumpt, schrijft over je leven, of een kritische blik op de wereld hebt. Zonder passie kom je er niet.

En die passie is wat weg bij punkey.com. Niet bij mij persoonlijk. Ik heb in webloggen werkelijk een uitlaatklep gevonden voor mijn ideeen en gedachten. Ik denk dat het ook wel iets is waar ik mee te maken zal blijven hebben. Is het niet als schrijver, dan is het wel achter de schermen. Maar de manier waarop punkey.com vorm heeft op dit moment, is voor mij geen lol meer. Natuurlijk, ik kan het maken zoals ik wil, ik kan het aanpassen, andere schrijfstijl, nieuwe onderwerpen. Maar laten we eerlijk zijn, waar ik over wil schrijven, doe ik al op Frank-ly, WTNA en MF. Waarom daar nog een site bij? Het onderscheidend vermogen van punkey.com is weg, ik heb er simpelweg niet meer zo’n zin in om steeds weer wat te posten op de site. Naast deze site zijn er 1000-en betere sites met betere links, meer smoelwerk en meer passie. Zoals ik al eerder zei, de lol is er wat af. Webloggen is enorm gegroeid de afgelopen jaren. Ik ben daar in mee gegroeid met de andere blogs, behalve met punkey.com. Dus stop ik er mee. Geloof me, het is een bewuste keuze, ik heb er al een tijd over getwijfeld en de knoop recentelijk doorgehakt. Natuurlijk is zo’n 5-jarig jubileum dan ook een mooie aangelegenheid.

Wat ga ik nu doen? Het domein punkey.com blijft in elk geval gewoon bestaan. What’s The Next Action blijft ook zeker bestaan en daar zal ik ook meer tijd aan gaan besteden. Met name het onderzoeken en experimenteren met commerciele mogelijkheden op dat gebied. Frank-ly.nl bij het corporate HQ blijft ook bestaan, binnenkort ook geheel vernieuwd. En zolang Marco me aardig blijft vinden, zal ik ook op Marketingfacts.nl van me laten horen. Maar tegelijkertijd gebeuren er ook weer nieuwe initiatieven op webloggebied. Commercieel, laat dat duidelijk zijn. Want na zo’n periode vind ik dat het ook wel eens tijd is om er wat geld aan te verdienen. Hoe? Dat zal de komende maanden duidelijker worden. Het archief van punkey.com blijft bestaan. Alles is wel aanwezig, maar op dit moment nog niet goed benaderbaar. Samen met Bob zijn we aan het kijken hoe we dat gaan oplossen, maar dat zal hoogstwaarschijnlijk een nieuwe versie van Pivot worden. Via het zoekscherm is in elk geval van alles vindbaar. Ook ben ik bezig om mijn oude afstudeerscriptie over scenemarketing online te zetten. Hiermee ben ik in 1996 afgestudeerd en recentelijk heb ik het weer gevonden. In deze scriptie is veel theorie en veel ideeen terug te vinden die nu gemeengoed zijn of waar nu met veel poeha over wordt geschreven. Dus wordt het tijd om daar eens een steentje van mee te pikken. Binnenkort is hier meer over te vinden op deze site. Dus hou de webfeed nog steeds in de gaten, want dat blijft natuurlijk een makkelijk communicatiekanaal

En nu? Dit was het! Het boek punkey.com als weblog is gesloten. Snel zal hier een andere front te vinden zijn met nieuwe en oude content. Ik ben er druk mee bezig, maar ja…allemaal tussen de bedrijven door he. Maar vanaf vandaag zal de weblog niet meer worden geupdate.

Ik ben klaar.