Digging the Digital

Vol Blogdrift!

GTD

Is Apple Reminders de oplossing voor mijn GTD?

door 12 Comments

Al jaren zoek ik naar dé perfecte manier om een takenlijst te hebben die echt aansluit bij mijn manier van werken. En ja, ik weet dat perfect de vijand is van goed genoeg. Tegelijk vind ik het ook gewoon leuk om wat te experimenteren met verschillende systemen. Ik heb al veel verschillende oplossingen geprobeerd, maar heb altijd het idee gehad dat er iets ontbrak. Toen ik een toot zag van Paskal die vertelde dat Apple Reminders (Herinneringen) inmiddels flink is verbeterd. werd ik nieuwsgierig. Zou het echt? Is het zo eenvoudig?

Wat zijn de mogelijkheden van Apple Reminders?

Ik besloot eens een kijkje te nemen in Reminders. Wat ik tegenkwam was echt verassend! Er zijn veel mogelijkheden die veel meer doen dan dat ik had verwacht. Je kunt tags toevoegen aan taken. Je kunt meerdere lijsten maken, bijvoorbeeld als scheiding tussen werk en prive. Je kunt lijsten ook weer groeperen. Zo heb ik meerdere lijsten voor privé areas (beetje de PARA manier).

Natuurlijk is er de synchronisatie tussen MacOS en iOS. Er zijn opties voor datum en tijd en lokatie in te stellen. Bijvoorbeeld, “Toon deze herinnering als ik op maandagochtend 10 uur op mijn werklocatie ben.” Je kunt zelfs een herinnering krijgen als je via Apple Messages met iema

Reminders ondersteunt nu smart lists, op basis van tags, datum, prioriteit kun je deellijsten maken. Je kunt aan taken allerhande URL’s toevoegen. Ook naar apps die je op je telefoon en/of Mac hebt staan, zoals Drafts, Obsidian of Slack.

Wat ik erg interessant vind is de mogelijkheid om lijsten te delen met familie en werk. Zowel thuis als op werk zitten we volledig in het Apple ecosysteem met werkstations en mobiele telefoons. Dat maakt het ineens erg eenvoudig om gedeelde takenlijsten te maken. Iets waar je voorheen noodgedwongen in een nieuwe app moest zitten die niet iedereen wil gebruiken. Of dat nu Obsidian, Notion, Todoist, Evernote of diensten als Jira of Trello is.

Reminders heeft een diepe integratie met het ecosysteem waar ik in leef en werk. Via de iOS Sharesheet kan ik snel nieuwe taken maken. De app Shortcuts geeft me nieuwe mogelijkheden om te onderzoeken. Ik kan eenvoudig via Drafts een taak toevoegen. Of natuurlijk via Siri. Met Natural Language Typing kan MacOS eenvoudig de datum, tijd en locatie van een taak herkennen. Het is eenvoudig om taken toe te voegen of te bewerken.

Nadelen van Apple Reminders

Hoewel er veel mogelijkheden zijn, ik liep na twee weken zeker tegen de nadelen. Ik kan niet snel en effectief werken in Reminders met een toetsenbord. Sommige delen van de taak, zoals het instellen van subtaken, moet je met een muis doen, wat niet altijd zo handig is als je iets even tussendoor wilt doen. Er zijn wel een paar sneltoetsen om een datum op vandaag of morgen te zetten of op “volgende week” en door natuurlijke taal te gebruiken kom ik ook al een heel eind. Maar daar moet ik nog erg aan wennen.

Daarnaast heb ik moeite met de vele notificaties die ik goed moet instellen. Notificaties zijn soms nodig maar niet altijd in mijn geval. Ik heb nog niet heel helder waar voor mij de scheidslijn ligt. Verder kan je met eerdergenoemde Smart Lists geen sublijsten maken op basis van bestaande lijsten. Ik kies er voor om een scheiding te maken tussen de lijst Kaliber en de lijst Prive. Maar als ik een Smart List wil maken van alles wat morgen speelt bij Kaliber, dan kan dat niet, tenzij ik alles tag. En dat gaat me weer net een stap te ver. Ik heb wel een Smart List gemaakt voor taken waar ik op antwoord wacht, door deze de tag #waiting te geven, maar ideaal is dat niet.

Blijf ik Apple Reminders gebruiken?

Ik ben positief verrast door de mogelijkheden van Apple Reminders en denk dat het echt een verschil kan maken. Ik weet alleen niet zeker na 10 dagen of ik er echt blij van word om het te blijven gebruiken. Of het me voldoende vrijheid en snelheid geeft om in te werken. Takenlijsten zijn een noodzakelijk kwaad, omdat ik anders teveel vergeet. Daarom wil ik het zo onzichtbaar mogelijk maken en het gebruik er van natuurlijk in mijn dag integreren. Dat gaat voor mij nog niet soepel genoeg met Apple Reminders. Er is natuurlijk nog genoeg te leren over hoe je dit zo efficiënt mogelijk kan gebruiken. Ik ben benieuwd wat ik kan leren over het gebruik van de PARA-methodologie binnen Reminders.

De zoektocht naar een systeem

door 7 Comments

Ik heb met veel interesse de blogposts van Ton gelezen hoe hij na 100 dagen Obsidian gebruikt als zijn Personal Knowledge Management instrument. Na een hoog over introductie over zijn eigen werk- en projectprincipes (enorm interessant!) duikt hij in twee posts de diepte in, hoe hij Obsidian inricht om dagelijkse notities te maken, gevolgd door wekelijkse reviews en maandlogs. Daarnaast is Ton in de zomer overgestapt van Things naar Obsidian om zijn taken te beheren. Let wel, na 12 jaar gebruik van een taakmanagement-tool, stapt hij nu over op Obsidian. Ik ken Ton langer dan vandaag, dan zit er toch echt iets in Obsidian wat de moeite waard is.

Deze zoektocht van Ton begon al langer geleden, na een besluit om afscheid te nemen van Evernote. Het frappante is dat ik Ton daardoor weer op het spoor kwam. We kennen elkaar al zeker 15 jaar uit de Nederlandse blogosfeer, maar de laatste jaren was ik hem wat uit het oog verloren. In 2016 kwamen we elkaar online weer tegen via zijn blogpost How to Leave Evernote en sindsdien vinden we elkaar geregeld op diverse onderwerpen, van Indieweb tot networked agency en knowledge management. Ton’s inzichten en zijn manier om uit verschillende bronnen en onderwerpen nieuwe kennis te vergaren waardeer ik enorm en is iets waar ik nog altijd veel van leer. Zo ook in zijn overstap naar Obsidian, waar ik al eerder over schreef.

Ik neem zelf ook afscheid van Evernote. Ik ben bezig om notitieboeken uit het verleden kritisch te beoordelen of ik ze nog onder mijn vingertoppen wil hebben in een app, of ze als archief op een harde schijf opsla “voor ooit”. Zoals het nu loopt ben ik op 1 januari 2021 weg bij Evernote. Dat is nogal wat, als ik nu een oude blogpost teruglees uit 2005 waar ik al tegen dezelfde problemen liep als nu. Maar waar ik juist een eerste beta van Evernote besluit te gaan gebruiken. Ik dacht dat ik Evernote pas later ben gaan gebruiken, maar mijn blog bewijst anders. Hoe dan ook, het is de evolutie van software en mijn eigen voorkeuren. Tijd voor iets anders na 15 jaar…

Ik heb al een paar van Ton’s tips overgenomen. Zoals de dagelijkse notitie om bij te houden wat er die dag gebeurt. De laatste vijf dagen in Obsidian ging vrij goed, al heb ik het nog niet in mijn gewoonte om na een bepaalde actie dat even in een zin op te schrijven. Dat zit niet in de tool, het automatisme of het proces. Dat heeft alles te maken met mijn mentaliteit dat ik van de ene naar de andere taak overspring. Ik neem weinig ruimte voor de reflectie en een stap terug te zetten wat er is gebeurd, wat het betekent en er een korte notitie van te maken.
Ik gebruik wel een iets ander proces dan Ton. Ik ben ook fan van Alfred, maar voor het maken van de dagelijkse notitie gebruik ik een automatisch script in Keyboard Maestro. Deze maakt elke ochtend om 8:34 (ik hou wel van random tijdstippen) een nieuw bestand in mijn daglog aan. Hetzelfde wil ik nog doen voor het Weeklog en Maandlog.

Ja, mijn Vault in Obsidian heet Frankopedia!

Ik ben met Obsidian gestart vanuit Roam Research. De export van Roam heb ik in Obsidian gedumpt. Dat betekent dat ik veel random notities heb, lege bestanden van gelinkte woorden uit notities en een vrij ongestructureerde structuur. De folders van Ton brengen me wel op een idee om dit anders in te richten.

Ik blijf echter gereserveerd over een tekst gerichte tool als Obsidian. Ik heb altijd al een voorkeur gehad voor apps die naast functionaliteit ook enige esthetica met zich meebrengen. Een app die goed is ontworpen, waar is nagedacht over zaken als iconen, fonts, kleurgebruik en toetsenbord shortcuts. Evernote was zo’n app. Obsidian is niet lelijk, maar in een app als bijvoorbeeld Notion heb ik net wat meer vrijheid en mogelijkheden om het nog meer eigen te maken. Ja dat zijn frivole kraaltjes en spiegeltjes als emoji als pagina-icoon, eigen pagina-headers, meer visuele mogelijkheden met (taken-)lijsten, kolommen, databases en bookmarks. Het voegt niets functioneels toe aan het proces, maar ik vind het prettig om in te werken. Het maakt Notion wel langzamer, de zoekmogelijkheden zijn nog onderontwikkeld en je kunt de weg kwijtraken als je databases probeert te linken. Trust me, I’ve been there…

Een voorbeeldpagina in Notion

Daarnaast gebruik ik dagelijks Drafts op zowel laptop als iPhone om links op te slaan voor mijn nieuwsbrief en om wat korte notities te maken. Of langere blogposts. De eerste draft voor deze blogpost komt uit… Drafts. Ik kreeg recent ook de tip om Ulysses weer op te pakken. Ik heb deze Markdown editor in mijn Setapp abonnement en ik gebruik het geregeld om langere artikelen te schrijven voor mijn werk. Met name artikelen die voortkomen uit interviews, die ik opneem en laat transcriberen. In Ulysses kan ik dan goed met blokken tekst schuiven en annotaties en notities maken bij de tekst. Maar als centrum voor al mijn notities en logboeken? Dat weet ik nog niet.

De jury is er nog niet uit. Ik heb het geluk dat mijn werkprojecten de komende weken redelijk overzichtelijk zijn en ik eenvoudig kan switchen tussen Notion en Obsidian. Zonder dat het effect heeft op werkgerelateerde taken en projecten. Ondertussen lees en leer ik met veel interesse wat Ton en vele anderen doen op dit gebied. Ik heb mijn eigen dagelijkse Notion nieuwsbrief die automatisch wordt gevuld uit Reddit, Twitter en Youtube. Je kunt je er gratis op abonneren als je net als ik geïnteresseerd bent in de materie. Of je kiest voor de Obsidian nieuwsbrief als die je voorkeur heeft!

Uiteindelijk komt het neer op twee besluiten: Kíes een systematiek en maak de mentale switch om het te blijven gebruiken. Met name dat laatste blijft een lastige voor me. Omdat ik constant dat gevoel heb dat het beter, slimmer, sneller of efficiënter kan. Dus blijf ik na 15 jaar puzzelen op dit soort systemen. Wat stiekem ook gewoon leuk is om te doen. Vind ik dan.

8 Steps to a succesfull and empty Inbox after your vacation

door 9 Comments

I enjoyed a two-week vacation. This morning, back at work, I had a full Inbox waiting for me. 912 new emails to be exact. And I left with an empty Inbox. I had a meeting outside the office today so I could only work for 3-4 hours on my Inbox today. But I have it pretty much cleaned out. Not back to zero yet but that will happen tomorrow! These are the steps I took. I use Outlook as my Emailclient. If you use any other client, I think you can use most of it as well. # Don’t disable the Out Of Office assistant. This will give you some more breathingspace and an overall relaxed feeling that you’re still not really in the office yet; # Order your emails on Sender. Start with “A” and just go down the list and delete all emails from sender’s you don’t know. This is basically to weed out the spam. Plus you’ll see some names pop up a lot more (for instance a client waiting on something) so you’ll already know you’re up for some discussion; # Order them on Date and delete old newsletters and mailinglist-digests etc.; # Now you can order your Inbox on Subject and decide if you can delete some discussionthreads that are going on with you in the (B)CC-list. I deleted a lot of those because most of the time, the whole discussion is repeated under the answers. So you can view the whole thread within one email; # I use the “order on Subject” to answer some emails that require a short reply. Nothing that requires some real hard thinking, but just some basic replies like “I didn’t get the fax” or “yes, I will be there at 11”; # Now, order your Inbox on Messagetype. This will give you all your outstanding meetingrequests in one list. You can do them all at once, but more important, you’ll see updated meetingrequests in one view. So you will (again) only have to answer to the latest version and delete older versions; # After that step, you will probably have the more important messages in your Inbox. The ones that need more attention, focused reading or well…a Next Action. So decide what that NA is and act accordingly; # Now turn off your Out of Office assistant and grab some coffee. You’ve earned it! I hope this will help you get rid of a the first clutter of emails after you’ve been away for some time. If you have any additions, a better order, or your own system, please let me know in the comments. I am always looking for ways to tweak these little lifehackers!