administratie

Als vers-gestarte ZP’er (nee, ik ga het woord ZZP’er niet meer gebruiken!) zijn er twee onderwerpen die me een tijdje best bezig hebben gehouden: Hoe ga ik mijn tijd bijhouden en hoe ga ik mijn financiële huishouding in kaart brengen en onderhouden? Al sinds we bij Rhinofly besloten om toch maar eens uren bij te gaan houden had ik er al een hekel aan en dat is eigenlijk nooit weggegaan. Ik wilde dan ook een zo simpel mogelijke manier die me zo min mogelijk hoofdbrekens zou kosten. Maar vooral, een registratiesysteem dat ik leuk vind. Leuk om te gebruiken, leuk om mee te pielen (je bent een Lifehacker of je bent het niet). Hetzelfde zou moeten gelden voor mijn boekhoudprogramma. Het moet vooral leuk zijn om te gebruiken en me niet teveel gedoe geven. Ik denk dat ik wel aardig op weg ben. Laat ik eens uitleggen waarom ik Harvest en Acumulus ben gaan gebruiken.

Online tijdschrijven

Allereerst de vraag die ik al vaak krijg: Waarom hou je je uren niet bij in een spreadsheet? Waarom een online service? Mijn antwoord is heel simpel (en persoonlijk): Ik leef online. Ik heb altijd wel een apparaat bij me waarmee ik online kan. Ik ben niet altijd in de gelegenheid om op een laptop een spreadsheet te openen en ergens weer uren in te vullen. Ik heb aardig wat templates gezien en een aantal geprobeerd en ik kom steeds terug op mijn afkeer om Excel te gebruiken voor iets als urenregistratie. Ook zijn de templates altijd het liefdeskind van iemand anders met net iets andere wensen en eisen, waardoor je eindigt met een systeem wat net niet op jouw lijf is geschreven. Zelf iets schrijven? Dat zou kunnen, maar ik heb er gewoonweg geen zin in om dat te doen. Die tijd kan ik op een andere, meer waardevolle manier gebruiken.

Software heb ik al tijden een hekel aan. Ik wil toch meer en meer online doen. En best betalen voor een goede service, veilige verbinding, goede backup en mogelijkheden tot export van je data. Mijn keuze voor het online tijdschrijven viel al snel op Harvest. De belangrijkste reden om deze dienst te gebruiken en niet een vergelijkbare dienst als bv 14dayz en Factuurdesk heeft vooral te maken met de extra features die ze bieden ten opzichte van de prijs. Maar vooral het gevoel dat ik bij de service krijg.

De extra opties die het voor mij net even wat prettiger maken is de mogelijkheid om via Twitter de urentikker te starten en te stoppen. Twitter staat voor mij bijna constant aan en zo niet, dan kan ik via Ubiquity snel een tweet sturen om een timer te starten. Maar ook niet onbelangrijk is de iPhone applicatie. Zo kan ik onderweg ook mijn uren bijhouden zonder een laptop op te starten of het op te schrijven en later weer over te tikken. Een van de belangrijkste mogelijkheden in het kleinste, betaalde account is de mogelijkheid om mijn ingevoerde data weer te exporteren mocht dat nodig zijn. Ik heb ook al in de praktijk ondervonden dat het heel handig is om een rapport van de bestede uren in een project te maken en dat direct te mailen als PDF naar mijn opdrachtgever.

Online boekhouden

En van de mogelijkheden van Harvest is ook om direct facturen te maken. Maar ik merkte dat ik dat niet zo prettig vond werken. Dat heeft vooral te maken met de Amerikaanse insteek van de offertes en omdat ik liever zelf wat meer de hand hou in wat er op een offerte komt. Toen ik dus op zoek ging naar een boekhoudpakket was het maken van facturen wederom geen bittere noodzaak maar het zou een mooie toevoeging zijn. Ook voor het boekhouden geldt vooral mijn persoonlijke voorkeur: Ik wil het online kunnen doen. Geen software installeren, geen gedoe, maar gewoon een goede en veilige oplossing. En ja, daar mag ik best wat voor betalen.

Ik ben er nog niet voor de volle 100% uit, maar ik heb dit weekend kennisgemaakt met Acumulus. Dit is een webbased boekhoudapplicatie met een simpele insteek: Je boekt facturen, uitgaven of een priv-boeking. Acumulus is standaard al ingevuld met een aantal veelgebruikte kostensoorten dus je hoeft niet heel in te stellen voor je begint. Ook gebruiken ze geen moeilijke boekhoudtermen, maar hebben ze het simpelweg over inkomsten en uitgaven, zonder al te veel poespas. Wat me met name aanspreekt in Acumulus is het vriendelijke prijsniveau. Voor 9,95 per maand kun je aan de slag. Het eerste wat ik heb gedaan in Acumulus is bonnetjes invoeren voor de opgave omzetbelasting. Nadat ik alles had ingevoerd kon ik met n druk op de knop een overzicht downloaden wat naar mijn boekhoudster is gestuurd. Ze was blij met het duidelijke overzicht en kon meteen drie kleine onvolkomenheden rechtzetten en de boel invoeren. Heerlijk! Het nadeel van Acumulus is dat ik nu nog een dertig dagen versie heb en een beperkt aantal boekingen wat ik kan invoeren. Ik kan dus waarschijnlijk niet echt een goed overzicht van de mogelijkheden krijgen omdat ik maar 50 boekingen kan invoeren in die dertig dagen. Ik vermoed dat ik dat net niet ga redden. Maar goed, vooralsnog is de proefversie prima naar mijn zin. Ik denk er nog aan om ook Reeleezee eens te testen, maar ik vind hun prijzen net iets hoger liggen dan ik zou willen betalen.

Al met al ben ik tevreden met het gebruik van online diensten. Ze worden steeds professioneler en met name waar het gaat om veiligheid en toegankelijkheid heb ik het idee dat het goed zit. Ik hou jullie op de hoogte van de ervaringen!