Digging the Digital

Vol Blogdrift!

email

Klein beginnen met email

door Leave a Comment

Verderop in de straat woont een interieurarchitecte. Ze heeft ons al een paar keer geholpen met een aanstaande verbouwing en in ruil help ik haar met de online communicatie. Want ze wilden graag “iets doen” met een nieuwsbrief. Voordat iedereen in de pen klimt om te zeggen “Ja maar, je moet toch een plan hebben!” en “Wat zijn dan de doelstellingen?”, maak je niet druk. De ervaring leert dat je gaandeweg dit soort vragen goed kunt beantwoorden.
Als je vooraf alle vragen wilt beantwoorden werkt het verlammend. Ik merk nu weer in de praktijk dat het gewoon aan de slag gaan vaak nieuwe inspiratie geeft. Een voorbeeld: Terwijl ik haar door de mogelijkheden van Mailchimp loods komen we bij de lijst met mailadressen van haar opdrachtgevers. Dat blijken zowel particuliere als zakelijke klanten te zijn. Ik leg haar uit hoe je daar in kunt segmenteren en specifieke berichten naar specifieke groepen kunt sturen. Dat brengt ons op de mogelijkheden van autoresponders, de mogelijkheid om geautomatiseerd mailings te sturen op basis van criteria als “mailing wel/niet geopend” of “heeft een week geleden iets gedownload”.
Door gaandeweg met haar over die mogelijkheden te praten en te laten zien hoe ik dat met Lifehacking doe, breng ik haar op nieuwe ideeën. Niet dat ze nu direct een volledig geautomatiseerd emailmarketing campagne heeft opgezet, maar het zette haar wel aan het denken over de manier waarop ze workshops organiseert en hoe ze de offline marketing kan combineren met online follow-up. Denk aan het vragen van mailadressen bij een workshop. Een extra mailing als er nieuw fotomateriaal is.

Een uurtje praten over de mogelijkheden én letterlijk aan het toetsenbord een mailing maken en adressen importeren geeft haar het vertrouwen dat ze volgende stapjes kan zetten. Stapjes, want het gaat niet allemaal vanzelf. En haar belangrijkste werk is interieuren mooier maken en anderen daar mee helpen. Haar werk is niet een emailmarketingcampagne opzetten. Maar met een paar kleine aandachtspunten en even laten zien wat zou kunnen, komt wel de onderneemster in haar los en gaat ze nadenken over de volgende stappen.

Mijn eigen nieuwsbrief is inmiddels weer geactiveerd. Elke twee weken krijg je de meest interessante of meestgelezen artikelen van mijn blog en een extraatje wat niet hier is te vinden. Je kunt je hier abonneren.

Een niet zo verrassende maar altijd leuke constatering over Facebook en mailinglists

door Leave a Comment

In den beginne was er email. Nou ja, er waren ook andere diensten als Gopher, Usenet en BBS, maar voor het verhaal is het handig om te beginnen met email. Toen ik in 1995 voor het eerst online kwam was ik gefascineerd door het principe van email. Eigenlijk was het me wel direct duidelijk hoe het concept werkte, maar het feit dat ik niet meer a) hoefde te bellen met studiegenoten in Utrecht vanuit Breda om iets door te geven en b) voor elk wissewasje in de trein van Breda naar Utrecht hoefde te stappen was heerlijk. Mijn docenten begrepen het niet allemaal direct en vonden dat email gedoe in 1995 maar viesbah, gelukkig zie ik ze inmiddels op de Hogeschool Utrecht lekker meemailen met de massa. Yammer is nu weer een brug te ver ben ik bang. Maar ik dwaal af.

Eén van de mooie aanvullingen in email zijn de mailinglists. Over elk denkbaar onderwerp was en is wel een mailinglist te vinden en na 16 jaar ben ik nog steeds trouw lid van een paar van die mailinglists. Heerlijk om in puur txt formaat discussies te lezen en te voeren. Eén van de meer recente mailinglijsten waar ik deel van uit maak is een lijst van muziekliefhebbers, -makers, -journalisten, en -samenstellers. We delen nieuwe muziek die we hebben aangeschaft met elkaar. Dat gebeurt heel simpel: Er is een soort “master-lijst” met alle (plusminus 100) mailadressen die gewoon in het To-veld worden gezet, je geeft aan welke nieuwe CD je op de server hebt gezet en in welk genre mapje, je plakt er soms een Pitchfork, 3voor12 of andere recensie aan vast en pats mail-to-all. Ja, alle mailetiquette wordt met voeten getreden. Gewoon lekker iedereen in het Aan-veld zetten, no worries.

Dit werkt een aantal jaar al prima, maar recent is de groep overgegaan naar een Facebook group. Een besloten groep op het bekende netwerk. En toen gebeurde iets opmerkelijks. De conversatie werd ineens een stuk socialer. Ineens waren er snellere updates en kortere updates op elkaars opmerkingen. Ineens schreven we niet meer alleen welke nieuwe muziek we delen maar plaatsen we het in een context over het luistermoment (een BBQ ofzo) en worden er meer links naar andere sites geplaatst. Alsof de overgang van email naar Facebook er voor zorgde dat er meer conversatiemogelijkheden zijn. Wat natuurlijk nonsens is. Via email kunnen we eveneens goed antwoorden geven, we kunnen korte updates geven, links sturen. Maar dat werd minder gedaan dan nu in de Facebook groep gebeurt. Alsof hier een andere sociale kracht aan het werk is.

Je kunt beargumenteren dat de meeste groepsleden meer op Facebook zitten dan in de Inbox en daarom sneller en frequenter een antwoord geven wat minder met muziek delen te maken heeft, maar meer met het bevestigen van een sociale cohesie in de groep. De interface van Facebook nodigt meer uit tot het geven van een snel antwoord en om andere gesprekken aan te gaan. Zo adverteert een muziekjournalist nu zijn eigen Spotify lijsten met interessante muziek en vraagt een muzikant of hij zijn nieuwe album op vinyl moet uitgeven als één LP of als twee LP’s (want dikker vinyl en betere kwaliteit). Misschien maakt de social graph van Facebook het mogelijk om ineens onverwachte links en verbanden tussen leden van de groep zichtbaar te maken. Wellicht helpt het dat je nu een gezicht bij het gesprek hebt.

Maar het is opvallend dat in deze groepslijst Facebook zo snel de toon en de snelheid van de conversatie verandert. Terwijl een mailinglist waar ik al 16 jaar lid van ben nog steeds heerlijk werkt via het archaïsche Mailman programma in email.

Ik noemde deze constatering in het begin al niet zo verrassend. Dat is het inderdaad niet. We zien aan alle kanten dan Facebook heel slim gebruik maakt van onze diepste wens om een sociaal web om onszelf te weven. Of dat nu heel dikgevlochten web is, met al je vrienden verbonden met elkaar. Of een wat losser web, waar je netwerk minder connected is, maar wel relevant voor je. Het is interessant om te zien hoe dit zich verder gaat ontwikkelen bij een commerciële aanbieder als Facebook en of er publieke oplossingen komen die naast Facebook kunnen bestaan. En welke rol email gaat spelen de komende 5 tot 10 jaar. Blijft het een communicatiekanaal tussen mensen of wordt het een administratief kanaal voor digitale facturen, wachtwoord-retrieval en identiteits-checks?

Ben je als merk sociaal of opdringerig?

door Leave a Comment

Ik maak graag gebruik van online diensten. En van de diensten die ik inzet is Tungle.me. Dit is een online afspraakdienst die gekoppeld is aan mijn Google Calendar. Ik verwijs zo nu en dan mensen die een afspraak willen maken naar mijn Tungle-pagina zodat ze zelf een afspraak kunnen plannen in mijn schema. Dit voorkomt veel over en weer mailen met data en tijden.

Dat betekent dat ik zelf niet veel op de site kom. Zo nu en dan check ik eens of de instellingen nog kloppen en of er nog iets nieuws is. Maar verder kom ik er weinig. Dat hoeft ook niet, als ik anderen maar naar mijn pagina verwijs. Dan komt het wel goed.

En toch krijg ik dan een mail van het Tungle-team. “We’re sorry to see you haven’t come back to Tungle. What can we do to help?” Dat is vreemd. Je hoeft me niet te helpen. Ik gebruik jullie dienst en daar ben ik tevreden over. Maar toch word ik zacht gedwongen om nog meer gebruik te maken van Tungle. Waar ligt die grens van wel of niet mensen een service mail sturen, proactief? Wanneer kan zo’n bericht een boemerang effect hebben?

Ik ben niet ontevreden over Tungle, ook niet na die mail. Maar het zette me wel aan het denken: Hoe sociaal wil je als bedrijf zijn en wanneer word je die opdringerige tante of oom?

8 Steps to a succesfull and empty Inbox after your vacation

door 9 Comments

I enjoyed a two-week vacation. This morning, back at work, I had a full Inbox waiting for me. 912 new emails to be exact. And I left with an empty Inbox. I had a meeting outside the office today so I could only work for 3-4 hours on my Inbox today. But I have it pretty much cleaned out. Not back to zero yet but that will happen tomorrow! These are the steps I took. I use Outlook as my Emailclient. If you use any other client, I think you can use most of it as well. # Don’t disable the Out Of Office assistant. This will give you some more breathingspace and an overall relaxed feeling that you’re still not really in the office yet; # Order your emails on Sender. Start with “A” and just go down the list and delete all emails from sender’s you don’t know. This is basically to weed out the spam. Plus you’ll see some names pop up a lot more (for instance a client waiting on something) so you’ll already know you’re up for some discussion; # Order them on Date and delete old newsletters and mailinglist-digests etc.; # Now you can order your Inbox on Subject and decide if you can delete some discussionthreads that are going on with you in the (B)CC-list. I deleted a lot of those because most of the time, the whole discussion is repeated under the answers. So you can view the whole thread within one email; # I use the “order on Subject” to answer some emails that require a short reply. Nothing that requires some real hard thinking, but just some basic replies like “I didn’t get the fax” or “yes, I will be there at 11”; # Now, order your Inbox on Messagetype. This will give you all your outstanding meetingrequests in one list. You can do them all at once, but more important, you’ll see updated meetingrequests in one view. So you will (again) only have to answer to the latest version and delete older versions; # After that step, you will probably have the more important messages in your Inbox. The ones that need more attention, focused reading or well…a Next Action. So decide what that NA is and act accordingly; # Now turn off your Out of Office assistant and grab some coffee. You’ve earned it! I hope this will help you get rid of a the first clutter of emails after you’ve been away for some time. If you have any additions, a better order, or your own system, please let me know in the comments. I am always looking for ways to tweak these little lifehackers!